Tillstånd och anmälningar inom den privata socialvården
Med privat socialservice avses socialservice som producerats genom affärs- och yrkesverksamhet och den professionella handledning och rådgivning inom det sociala området som anknyter till anordnandet av dessa tjänster.
På en verksamhetsenhet som producerar privat socialservice ska det finnas tillräckliga och ändamålsenliga lokaler och utrustning samt den personal som verksamheten kräver. Den ansvariga personen för verksamhetsenheten ansvarar för att de tjänster som tillhandahålls vid verksamhetsenheten uppfyller de krav som ställts på dem. Produktion av privat socialservice är tillståndspliktigt, och tillståndet kan förenas med villkor som är nödvändiga för att trygga klientsäkerheten och som gäller tjänsternas omfattning, personalen, lokalerna, anordningar och utrustning samt förfaringssätt.
Privata socialserviceproducenter ska för att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig utarbeta en plan för egenkontroll som omfattar alla serviceproducentens socialtjänster. Valvira har gett en föreskrift om innehållet i planen för egenkontroll och om utarbetandet och uppföljningen av planen. Nya producenter av tillståndspliktiga tjänster ska utarbetas en plan för egenkontroll innan verksamheten inleds vid verksamhetsenheten. Serviceproducenten är också skyldig att övervaka service som beställts som underleverans.
Om du producerar socialservice med heldygnsomsorg, behöver du ett tillstånd för att producera tjänsterna. En förutsättning för beviljande av tillstånd är att serviceproducenten på behörigt sätt kan fullgöra sina ekonomiska plikter och att alla verksamhetsenheter uppfyller de lagstadgade förutsättningarna.
När din verksamhet utökas till området för två eller flera regionsförvaltningsverk, ska du ansöka om ett nytt serviceproducentspecifikt tillstånd hos Valvira. Då överförs verksamhetsenheter som redan är i funktion att omfattas av det nya tillståndet och deras verksamhetsförutsättningar bedöms i samband med handläggningen av tillståndet. Även behörigheten för verksamhetsenheternas ansvarspersoner bedöms.
Om du vill lägga till en ny verksamhetsenhet till ett tillstånd, ska du göra en ändringsansökan.
Till ansökan ska bifogas minst en verksamhetsplan och planritningar. Regionförvaltningsverket genomför på Valviras begäran en inspektion av verksamhetsenheten. Begäran om inspektion till regionförvaltningsverket förutsätter en verksamhetsplan och planritningar. Övriga bilagor kan levereras som tilläggsdokumentation under ansökningens handläggning.
Tillståndsmyndigheten bedömer verksamhetsenhetens verksamhetsförutsättningar och ansvarspersonens behörighet.
Om verksamheten i din verksamhetsenhet ändras väsentligt, ska du göra en ansökan om ändring.
Väsentliga ändringar är till exempel att flytta till nya lokaler, ändringar av servicesektorerna och antalet klientplatser samt personalantalet och -strukturen. Även ändring av företagsformen är en väsentlig ändring.
Tillståndet för ändringen ska vara beviljat innan den planerade ändringen genomförs.
Följande ändringar i verksamhetsenheten förutsätter att en anmälan lämnas:
- byte av ansvarsperson
- verksamhetsenheten avslutar eller avbryter sin verksamhet
- den avbrutna verksamheten fortsätter
- ändringar av serviceproducentens uppgifter, till exempel ändring av verkställande direktör, tillståndskontaktperson eller kontaktuppgifter
Om du producerar andra tjänster än socialservice med heldygnsomsorg, ska du göra en anmälan till det välfärdsområde inom vars område du producerar tjänster. Välfärdsområdet skickar en anmälan till regionförvaltningsverket för registrering. Du hittar mer information om att göra en anmälan på regionförvaltningsverkets webbplats.
Valvira registrerar anmälningspliktiga tjänster endast i samband med tillståndsansökan.
Du kan lämna anmälningar i vår elektroniska ärendehantering.
Våra tillstånds- och årsavgifter grundar sig på social- och hälsovårdsministeriets gällande förordning om avgiftsbelagda prestationer. Handläggningen av anmälningar är avgiftsfri med undantag av avbruten verksamhet som fortsätter. Av serviceproducenter uppbärs en årsavgift i enlighet med förordningen.
Årsavgiften uppbärs av serviceproducenter vars tillstånd har varit giltigt under ifrågavarande år. Undantaget är verksamhetsenheter som har beviljat tillstånd under ifrågavarande år och avslutat verksamheten senast den 31.3., och anmält om detta till tillståndsmyndigheten. Årsavgiftens storlek påverkas av antalet verksamhetsenheter.
Vanliga frågor om socialvårdens verksamhetstillstånd och anmälningar
Ansvarspersonen ska ha en högskoleexamen som är lämplig för uppgiften, kännedom om branschen och tillräcklig ledarskapsförmåga. Med en lämplig högskoleexamen avses huvudsakligen en examen inom social- och hälsovårdssektorn. Med kännedom om branschen avses cirka två års erfarenhet av servicesektorn för ifrågavarande verksamhetsenhet. Med tillräcklig ledarskapsförmåga avses antingen studier som inkluderas i examen eller separata studier, exempelvis utbildning i ledarskap och företagsledning eller specialyrkesstudier i chefsarbete, eller ledarskapskunskaper som skaffats via arbete. Ledarskapskunskaper som skaffats via arbete kan även vara från andra sektorer än social- och hälsovårdssektorn, och som tillräcklig erfarenhet av ledarskap anses cirka två år.
Utgångspunkten är att varje verksamhetsenhet ska ha en egen ansvarsperson. Endast i undantagsfall kan en och samma ansvarsperson godkännas för två olika verksamhetsenheter. Sådana fall är till exempel små enheter som är belägna i omedelbar närhet till varandra. Om den person som föreslås är i färd med att övergå från enhet till en annan, ska man till anmälan bifoga en uppgift om upphörandet av den tidigare anställningen.
När anmälan skickas ska man kontrollera att alla intyg och eventuella utredningar som anknyter till bedömningen har bifogats. Sådana arbetsintyg som inte har betydelse för bedömningen av ansvarspersonens behörighet behöver inte fogas till ansökan. Sådana är till exempel arbetsintyg från andra branscher och olika betyg från korta kurser. Om arbetsuppgifternas exakta natur inte framkommer av personens arbetsintyg, ber vi er att specificera detta med en meritförteckning eller en separat utredning.
Anmälningar om byte av ansvarsperson ska vara anhängiga innan den valda personen inleder sina arbetsuppgifter. Handläggningen försnabbas om du lämnar in ansökan via den elektroniska ärendehanteringen. Tillståndsmyndigheten ska anmälas om byte av ansvarsperson om ett vikariat pågår i över tre månader. Visstidsanställningar som är kortare än detta kan skötas genom sedvanliga arrangemang för vikariat. Det är bra att till tillståndsmyndigheten anmäla per e-post, ifall ansvarspersonen exempelvis har sagt upp sig och man vid enheten är i färd med en rekrytering, men ingen separat anmälan om byte av ansvarsperson behöver lämnas.
Vi ber er att till ansökan foga en ytterligare utredning exempelvis i fall där rekryteringen har varit utmanande, och den ansvarsperson som valts till uppgiften inte uppfyller de lagstadgade förutsättningarna. I sådana fall är det bra att utreda på vilket sätt det har gått att söka uppgiften, hur många sökanden det har funnits, huruvida det har funnits sökanden som har uppfyllt behörighetskraven samt på vilka grunder den ansvarsperson som föreslås har valts till uppgiften.
Utbildning, kännedom om branschen och ledarskapsförmåga bildar en helhet, vars tillräcklighet bedöms från fall till fall. Serviceproducenter ska i första hand sträva efter att få ansvarspersoner som uppfyller behörighetskraven till enheterna. Tillståndsmyndigheten kan från fall till fall godkänna att kompetensen inom det delområde som fattas kompletteras genom tilläggsstudier. Man ska söka sig till studier utan dröjsmål. Ansvarspersonens roll är central för att säkerställa klientsäkerheten och tjänsternas höga kvalitet.
Försäkra dig om hur du ska gå till väga från fall till fall.
Du kan avbryta verksamheten vid en verksamhetsenhet helt eller delvis genom att skicka en anmälan via vår elektroniska ärendehantering. Anmälningen görs i den elektroniska ärendehanteringen vid punkten ”Avbrytande av verksamhetsenhetens verksamhet”
Ett kortvarigt avbrott på under tre månader förutsätter i princip inte en anmälan. I oklara fall kan du kontakta tillståndsmyndigheten innan verksamheten avbryts.
Verksamheten vid ett verksamhetsställe som avbrutit sin verksamhet kan påbörjas igen genom att serviceproducenten gör en anmälan. Då gör tillståndsmyndigheten en ny bedömning av verksamhetsförutsättningarna. Gör anmälan via den elektroniska ärendehanteringen med blanketten ”Annan anmälan”. I fältet för beskrivning ska du anmäla verksamhetsenhetens namn, en utredning över fortsättning av verksamheten och eventuella ändringar av verksamhetsenhetens gällande tillstånd. Till anmälan fogas en bilaga om verksamhetsenheten, en verksamhetsplan och en personalförteckning.
Om den avbrutna verksamheten i verksamhetsenheten kommer att förändras väsentligt och på ett sätt som skiljer sig från det gällande tillståndet, ska du göra en ansökan om ändring av tillståndet.
Verksamhetens fortgång förutsätter att en anmälan görs till Valvira, och verksamheten får inte fortsättas innan verksamhetsförutsättningarna har bedömts och ärendet avgjorts.
För fortsättning av avbruten verksamhet uppbärs en avgift, som är 30 procent av avgiften för en ansökan om ändring av tillstånd för motsvarande verksamhet. Om ärendet handläggs som en ändring av tillstånd, uppbärs för tillståndet full avgift i enlighet med förordningen om avgiftsbelagda prestationer. En årsavgift uppbärs även för de verksamhetsenheter vars verksamhets har avbrutits.