Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluyksikön omavalvontasuunnitelma

Omavalvontasuunnitelma laaditaan palveluyksikön laadukkaiden ja turvallisten palvelujen varmistamiseksi. Palveluntuottajan toteuttama omavalvonta on ensisijainen keino varautua asiakas- ja potilasturvallisuutta uhkaaviin riskeihin ja puuttua palvelujen tuottamisessa ilmeneviin puutteisiin, epäkohtiin ja vaaratilanteisiin. Omavalvonnalla estetään ja minimoidaan mahdollisia haittoja. 

On tärkeää, että palveluntuottaja ja palveluyksikön henkilöstö sitoutuvat noudattamaan omavalvontasuunnitelmaa päivittäisessä toiminnassaan. Suunnitelmaan ei ole tarkoituksenmukaista kirjata yksityiskohtaisia ohjeita kaikkiin mahdollisiin palvelutoiminnassa ilmeneviin tilanteisiin. Sen sijaan suunnitelma toimii palveluyksikön omavalvonnan runkona, jonka perusteella päivittäisen toiminnan asianmukaisuus varmistetaan ja toimintaa kehitetään suunnitelmallisesti ja yhtenäisesti.

Lähtökohtaisesti kaikkien palveluntuottajien pitää laatia palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma toimijan koosta, oikeudellisesta muodosta ja toiminnan luonteesta riippumatta.

Esimerkkejä:

• Palveluntuottaja, jolle on rekisteröity palveluyksikkö Soteri-rekisteriin.
• Palveluntuottaja, jonka palveluyksikkö toimii toisen tiloissa.
• Palveluntuottaja, jonka toiminta on pienimuotoista, satunnaista tai ilman toimipaikkaa tapahtuvaa.
• Palveluntuottaja, joka tuottaa hyvinvointialueelle ostopalvelua tai toimii ostopalveluntuottajan alihankkijana.

Suunnitelman laatimisvelvollisuus ei koske valvontalain ulkopuolelle jääviä toimintoja, kuten henkilöstövuokraustoimintaa.

Velvollisuus laatia omavalvontasuunnitelma koskee kaikkia valvontalaissa tarkoitettuja Soteri-rekisteriin jo rekisteröityjä tai rekisteröitäviä palveluntuottajia. Velvollisuus koskee myös tilanteita, joissa palveluyksikön palvelutoiminta on pienimuotoista tai satunnaisesti tapahtuvaa.

Kaikkien sosiaali- ja terveydenhuollon valvontaa koskeva laissa tarkoitettujen palveluntuottajien, esimerkiksi Soteri-rekisteriin rekisteröityjen palveluntuottajien, pitää laatia palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma. Mikäli palveluntuottajan palveluyksikkö on merkitty Soteri-rekisteriin, pitää palveluntuottajan laatia omavalvontasuunnitelma, vaikka palveluntuottaja ei ota enää vastaan uusia asiakkaita.

Kaikkien Soteriin rekisteröityneiden ja rekisteröityvien palveluntuottajien on laadittava ja julkaistava oma palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma. Velvollisuus koskee näin ollen esimerkiksi toisen palveluntuottajan tiloissa toimivaa yksityistä elinkeinonharjoittajaa. Poikkeuksena tästä on tilanne, jossa palveluntuottajat ovat perustaneet ja rekisteröineet valvontalain mukaisen yhteisen palveluyksikön, jolle laaditaan yksi yhteinen omavalvontasuunnitelma, joka kattaa kaikki yksikköön kuuluvat palvelut.

Palveluntuottajalla on harkintavaltaa omavalvontasuunnitelman laatimisessa ja julkaisussa. Toisen tiloissa toimiva palveluntuottaja ei voi korvata omaa omavalvontasuunnitelmaansa pelkästään viittaamalla, tai sitoutumalla keskinäisin sopimuksin, toisen palveluntuottajan omavalvontasuunnitelmaan.

Palveluyksikölle laadittavan omavalvontasuunnitelman on katettava kaikki palveluyksikköön kuuluvat sosiaali- ja terveyspalvelut, mukaan lukien ostopalveluna ja alihankintana tuotetut palvelut. 

Julkisen palveluntuottajan pitää laatia omavalvontasuunnitelman sen mukaan, miten palvelunjärjestäjä organisoi palvelunsa valvontalain mukaisiin palveluyksiköihin. Esimerkiksi hyvinvointialue voi hyödyntää jo olemassa olevia organisaatiorakenteitaan ja palveluverkostojaan. Myös hyvinvointialueen tulee huolehtia, että kaikki sen palvelut kuuluvat johonkin palveluyksikköön ja sisältyvät tämän palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaan.

Valvontalaissa ei ole tarkemmin määritelty tiettyä sähköistä muotoa omavalvontasuunnitelmalle, ja tämä jättää harkintavaltaa palveluntuottajalle. Esimerkiksi toimisto-ohjelmistolla luotu omavalvontasuunnitelma täyttää lain vaatimuksen sähköisyydestä.

Valvontalain mukaan omavalvontasuunnitelma on julkaistava julkisessa tietoverkossa tai muulla sen julkisuutta edistävällä tavalla. Tämä jättää harkintavaltaa palveluntuottajalle. Valvontalaki ei edellytä palveluntuottajan ylläpitävän esimerkiksi omia verkkosivuja omavalvontasuunnitelman julkaisemista varten. Lain esitöissä on mainittu esimerkkinä muusta julkisuutta edistävästä julkaisutavasta palveluntuottajan tiedote asiakkaille ja potilaille. Omavalvontasuunnitelman julkaisemisvelvoite lisää palvelujen läpinäkyvyyttä.

Mikäli omavalvontasuunnitelmaa päivitetään, tulee suunnitelman viimeisin versio olla viiveettä julkaistuna ja julkisesti nähtävillä.

Palveluntuottajalla on velvollisuus pitää omavalvontasuunnitelma julkisesti nähtävillä palveluyksikössä. Valvontalaki edellyttää nähtävillä pidettävän omavalvontasuunnitelman olevan ajantasainen. Laki ei kuitenkaan edellytä, että nähtävillä olisi pidettävä nimenomaisesti sähköisessä muodossa oleva omavalvontasuunnitelma. 

Julkisesti nähtävänä oleva omavalvontasuunnitelma kertoo kaikille siitä kiinnostuneille, miten palveluntuottaja varmistaa palveluyksikössään tuotettavien palvelujen laadun ja asiakas- ja potilasturvallisuuden.

Palveluyksikön omavalvontasuunnitelma on pidettävä ajantasaisena. Jos palveluyksikön toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka liittyvät tuotettaviin palveluihin, niiden laatuun tai asiakas- ja potilasturvallisuuteen, pitää päivitykset tehdä omavalvontasuunnitelmaan. Päivitetty omavalvontasuunnitelma on julkaistava viiveettä.

Palveluntuottajan tulee seurata omavalvontasuunnitelman toteutumista. Suunnitelman toteutumisesta on raportoitava vähintään neljän kuukauden välein, mutta palveluntuottaja voi halutessaan raportoida omavalvontasuunnitelman toteutumisesta useamminkin. Raportointiväli voi olla esimerkiksi kolme kuukautta, mikäli se sopii paremmin organisaation raportointisykliin.

Palveluntuottaja kuvaa omavalvontasuunnitelmassa miten suunnitelman toteutumista seurataan ja kuinka havaitut puutteet korjataan. Valvontalaki ei edellytä toteutumisen seurannasta tehtävän selvityksen julkaisemista, vaan ainoastaan muutosten. Muutosten julkaiseminen tapahtuu yksinkertaisimmillaan päivitetyn ja muutokset sisältävän omavalvontasuunnitelman julkaisemisen yhteydessä.

Valviran antama määräys koskee sekä julkisesti että yksityisesti tuotettuja sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja. Määräyksessä täsmennetään, mitä omavalvontasuunnitelman laatimisessa ja seurannassa on huomioitava sekä minkälaisia sisällön vähimmäisvaatimuksia suunnitelmaan liittyy. 

Määräystä ei ole tarkoitettu omavalvontasuunnitelman mallipohjaksi eikä suunnitelman sisällön tarvitse noudattaa määräyksen sisällysluetteloa. Olennaista on, että suunnitelmassa huomioidaan asianmukaisesti ne määräyksen vaatimukset, jotka soveltuvat kyseessä olevan palveluyksikön toimintaan.

Valvira ei laadi omavalvontasuunnitelman mallipohjaa. 

Omavalvontasuunnitelma on tehtävä sähköisesti, mutta muutoin sille ei ole säädetty muotovaatimuksia. Palveluntuottajalla on harkintavaltaa suunnitelman laatimisessa ja teknisessä toteutuksessa. Omavalvontasuunnitelmassa pitää huomioida juuri kyseisen palveluyksikön tarjoamat palvelut ja niiden mahdolliset erityispiirteet. Suunnitelmassa täytyy kuvata kyseisen palveluntuottajan ja palveluyksikön omavalvonnan menettelyt epäkohtien ja riskien tunnistamisessa ja niihin puuttumisessa. Omavalvontasuunnitelmaa ei voi esimerkiksi kopioida suoraan sellaisenaan palveluyksiköstä toiseen, koska tällainen menettely muodostaa jo itsessään suuren riskin yksikössä tuotettavien palvelujen laadulle ja asianmukaisuudelle.

Omavalvontasuunnitelmaa ei lähetetä Valviralle tai aluehallintovirastolle, eikä sitä tehdä Soteri-rekisterin sähköisessä asioinnissa. Omavalvontasuunnitelma laaditaan ensisijaisesti omaa toimintaa sekä palveluita käyttäviä asiakkaita ja potilaita varten. Omavalvontasuunnitelma on toimitettava valvontaviranomaiselle vain, mikäli viranomainen sitä pyytää.

Palveluntuottajan omavalvontasuunnitelman laajuus määräytyy palveluyksikön palvelutoiminnan sisällön ja laajuuden perusteella. Omavalvontasuunnitelman pitää kattaa kaikki palveluyksikössä tuotettavat palvelut. Omavalvontasuunnitelmaa laadittaessa palveluntuottaja huomioi ja suhteuttaa omavalvontamääräyksen vaatimukset palveluyksikön toimintaan. Mitä monipuolisempaa ja riskialttiimpaa palveluyksikön palvelutoiminta on, sitä laajempi ja yksityiskohtaisempi omavalvontasuunnitelman on oltava.

Esimerkkejä:

• Jos palveluntuottaja ei käytä asiakastietolain mukaista tietojärjestelmää, ei määräyksen tietojärjestelmiä koskevia vaatimuksia sovelleta palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaan.
• Jos palveluyksikköön kuuluvien palvelujen tuottamisessa käytetään laitteita, välineitä, tietojärjestelmiä tai teknologisia ratkaisuja, jotka on kuvattu omavalvontasuunnitelmaa koskevassa määräyksessä, pitää määräyksen näitä koskevat vaatimukset huomioida omavalvontasuunnitelmassa.

Omavalvontasuunnitelman laatiminen kannattaa aloittaa lukemalla Valviran omavalvontamääräyksen kolmas luku, joka käsittelee omavalvontasuunnitelman laatimista. Omavalvontasuunnitelman laatimisessa pitää huomioida, että omavalvontasuunnitelman pitää olla palveluyksikön päivittäisen toiminnan käytännön tarpeita palveleva työväline, joka ohjaa palveluntuottajan ja palveluyksikön henkilöstön työtä ja toimintaa. Omavalvontasuunnitelmassa pitää kuvata konkreettiset toimet ja prosessit omavalvonnan varmistamiseksi.

Valviran määräyksessä (1/2024) mainitaan, että omavalvontasuunnitelmassa tulee kuvata ja kirjata erilaisia tietoja muista suunnitelmista: esimerkiksi lääkehoitosuunnitelmasta, tietoturvasuunnitelmasta, asiakas-, palvelu- tai hoitosuunnitelmasta sekä valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta.

Omavalvontasuunnitelman tarkoituksena on koota yhteen keskeiset sosiaali- ja terveyspalvelujen laatua, lainmukaisuutta ja turvallisuutta koskevat lakisääteiset suunnitelmat. Määräyksessä viitatut muut suunnitelmat ovat asiakirjoja, joita osalta palveluntuottajista edellytetään sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädännön perusteella. Osa suunnitelmista ei ole julkisia eikä niitä tulee liittää julkaistavaan omavalvontasuunnitelmaan. Omavalvontasuunnitelmassa ei myöskään tule toistaa muissa suunnitelmissa edellytettäviä asioita, vaan riittävää on kuvata määräyksestä ilmenevin tavoin esimerkiksi suunnitelman laadinnan ja päivittämisen menettelytavat sekä suunnitelman laatimispäivämäärä ja sen toteuttamisesta vastaava henkilö. Suunnitelman laadintaa ja toteuttamista koskevien kirjausten tavoitteena on osaltaan auttaa palveluntuottajaa toimeenpanemaan palvelujen omavalvontaa kootusti ja suunnitellusti sekä huolehtimaan eri suunnitelmien ajantasaisuudesta.

Palveluyksikkökohtaisten omavalvontasuunnitelmien säilyttämisajasta ei ole säädetty erikseen. Omavalvonnan ja valvontaviranomaisen näkökulmasta jokainen omavalvontasuunnitelman eri versioista on suositeltavaa säilyttää vähintään kaksi vuotta niiden päivittymisen jälkeen, ottaen huomioon esimerkiksi kanteluiden tutkintaan ottamiselle hallintolaissa säädetty kahden vuoden pääsääntöinen aika tapahtumista ilman erityistä syytä.

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta tuli voimaan 1.1.2024. Valviran määräys sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan palveluyksikkökohtaisen omavalvontasuunnitelman sisällöstä, laatimisesta ja seurannasta tulivoimaan 15.5.2024. Palveluntuottajan vastuulla on huolehtia siitä, että sen toiminta vastaa voimassa olevaa lainsäädäntöä ja määräystä.

Soteri-rekisteriin rekisteröitymistä hakevien palveluntuottajien täytyy palveluyksikköä koskevassa hakemuksessa vahvistaa laatineensa suunnitelman.

Valvontalaki kokoaa yhteen sosiaali- ja terveydenhuollon omavalvontaa koskevat säännökset. Aiemmat Valviran antamat omavalvontaa koskevat määräykset ovat kumoutuneet.

Kun palveluyksikölle on jo laadittu valvontalain edellyttämä omavalvontasuunnitelma, on se hyvä käydä huolellisesti läpi huomioiden Valviran antama omavalvontasuunnitelmaa koskeva määräys. Mikäli esimerkiksi havaitset, että palveluyksikön jotain toimintaprosessia ei ole laadittu määräyksen edellyttämällä tavalla, päivitä tai laadi toimintaprosessi ja päivitä suunnitelma tältä osin.

Jos omavalvontasuunnitelma vastaa voimassa olevan lainsäädännön ja Valviran antaman määräyksen vaatimuksia eikä muutakaan tarvetta suunnitelman päivittämiselle ilmene, voit merkitä omavalvontasuunnitelman tarkastamisen ajankohdan suunnitelmaan.