Ohje yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien lupahakemusten ja ilmoitusten tekemiseen
Hei, yksityinen varhaiskasvatuksen palveluntuottaja. Tämän ohjeen avulla saat tietoa siitä, kuinka Soterin sähköisessä asioinnissa tehdään lupahakemuksia tai ilmoituksia. Otsikoita klikkaamalla saat tietyn ohjeen avattua tarkasteluun.
Näin aloitat asioinnin
Tarvitset Soterin sähköistä asiointia varten Suomi.fi-valtuudet, joiden avulla voit hoitaa yrityksen hakemusasioita ja tunnistautumista Soteri-asiointiin. Voit myös valtuuttaa henkilön asioimaan yrityksen puolesta.
2. Lue infoteksti ja klikkaa Jatka palveluun -painiketta
3. Klikkaa Valitse edustettava yritys -painiketta.
Mikäli yritys ei löydy listalta, ei sille ole välttämättä haettu valtuutta. Kun haet valtuutta, valitse varhaiskasvatuksen valtuusasiaksi ”Yksityisen varhaiskasvatuksen luvan hakeminen”.
4. Valitse edustettava yritys ja klikkaa Valitse ja siirry asiointipalveluun -painiketta.
Voit vaihtaa Soterin sähköisen asioinnin kielen suomesta ruotsiksi asioinnin etusivulta. Valitse etusivun oikeasta yläkulmasta Omat tiedot -kohta ja muuta kielivalinnaksi ruotsi. Tallenna-painikkeella saat tehtyä kielivalinnan muutoksen.
Aloita luvan hakeminen tai ilmoituksen tekeminen
Tunnistautumisen jälkeen valitaan, koskeeko hakemus sosiaali- ja terveyspalvelujen rekisteröintiä vai yksityisen varhaiskasvatuksen lupaa.
Valitse Varhaiskasvatuksen palvelut -kohta ja se toiminto, mitä olet tullut tekemään.
Varhaiskasvatuksen palvelut -valinnan jälkeen avautuu hakemuspohja. Palveluntuottajan tiedot ilmoitetaan navigointipalkin välilehdillä.
Kerro hakemuksen Lisätiedot-kentässä lyhyesti, mitä hakemuksesi koskee. Voit lisätä kenttään tarvittaessa koko hakemustasi koskevaa lisätietoa. Osion sisällön näkee viranomainen, joka käsittelee hakemustasi.
Lisätiedot-kentän löydät hakemuksen yläosasta riippumatta siitä, millä hakemuksen välilehdellä olet.
Liitä tarvittaessa pelastussuunnitelma, selvitys tuen järjestämisestä, poistumisturvallisuusselvitys (vuorohoito) ja päiväkodin johtajan kelpoisuuden osoittavat tutkinto-ja työtodistukset. Jos lopetat koko toiminnan varhaiskasvatuksen palveluntuottajana, ilmoita se Lisätiedot-kentässä. Jos olet uusi palveluntuottaja, ilmoita kenttään Vardan pääkäyttäjän nimi ja sähköpostiosoite.
Näin haet päiväkotitoiminnalle lupaa
Valitse Palveluntuottaja-välilehti.
Välilehdellä näkyvät tiedot siirtyvät YTJ-palvelusta.
Tarkista, ovatko tiedot ajan tasalla.
Huomioithan, että tietoja ei voi muuttaa Soterin sähköisessä asioinnissa.
Lisää palveluntuottajaa koskevat pyydetyt liitteet liitekenttään.
Valitse seuraavaksi Tuotettava palvelu -välilehti
Tuotettava palvelu -välilehdellä ilmoitetaan tuotettavan palvelun perustiedot.
toiminnan aloitus päivämäärä.
palvelukielet (suomi, ruotsi, englanti)
Kirjaa Maksuliikenne-välilehdelle seuraavat tiedot:
verkkolaskutuksen OVT-tunnus
verkkolaskutuksen välittäjätunnus
Onko postilaskutusosoite sama kuin postiosoite?
Kirjaa tähän lupa- ja ilmoitusasioiden yhteyshenkilöksi henkilö, joka hoitaa lupa-asioita ja osaa antaa lisätietoja hakemusta käsittelevälle viranomaiselle.
Lomake avautuu painamalla +Lisää yhteyshenkilö -painiketta. Ilmoita seuraavat tiedot:
etunimet
sukunimi
puhelinnumero
sähköposti
alkupäivämäärä
loppupäivämäärä
Yhteyshenkilöitä voi ilmoittaa useampia painamalla +Lisää yhteyshenkilö -painiketta. Vastuuhenkilöt välilehdellä ilmoitetaan myös palveluntuottajan hallinnolliset vastuuhenkilöt.
Lomake avautuu painamalla +Lisää vastuuhenkilö -painiketta. Ilmoita seuraavat tiedot:
Vastuuhenkilöitä voi lisätä useampia painamalla +Lisää vastuuhenkilö -painiketta.
Vastuuhenkilöt välilehdellä ilmoitetaan myös palveluntuottajan tosiasialliset edunsaajat. Tosiasiallinen edunsaaja on henkilö, jolla on suoraan tai välillisesti vähintään 25 prosenttia osakeyhtiön osakkeista tai osakkeiden tuottamasta äänivallasta tai vastaava omistus- tai määräämisvalta, jos kyseessä on muu yhteisö kuin osakeyhtiö.
Lomake avautuu painamalla +Lisää edunsaaja -painiketta. Ilmoita seuraavat tiedot:
etunimet
sukunimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite
alkupäivämäärä
Edunsaajia voi lisätä useampia painamalla +Lisää edunsaaja -painiketta.
Toimipaikan tiedot (päiväkoti) ilmoitetaan valitsemalla yläpalkista Toimipaikat.
Toimipaikan tietojen täyttäminen aloitetaan painamalla +Lisää uusi päiväkoti -painiketta.
Näkymään avautuu vasemmalle navigointipalkki, jonka välilehdillä ilmoitetaan toimipaikan tietoja.
Näkymässä olevat OID-tunnustiedot ovat jatkossa rekisteristä tulevia tietoja.
Täytä perustiedot
toimipaikan nimi
toiminnan suunniteltu aloituspäivämäärä.
kielet, joilla palvelua annetaan (varhaiskasvatuksen kieli)
Jos tuotat vuorohoitoa, liitä myös poistumisturvallisuusselvitys (liite lisätään lomakkeen alussa olevaan Lisätiedot-kohdan liitelaatikkoon).
Suunnitelmat
Suunnitelmista kirjataan suunnitelman hyväksymispäivämäärä. Suunnitelman lisätiedot -kohtaan voi kirjoittaa mahdollisia lisätietoja. Liitteet lisätään lomakkeen alussa olevaan lisätiedot kohdan liitelaatikkoon.
Liitettävät suunnitelmat:
selvitys tuen järjestämisestä (liite lisätään lomakkeen alussa olevaan lisätiedot kohdan liitelaatikkoon)
pelastussuunnitelma (liite lisätään lomakkeen alussa olevaan lisätiedot kohdan liitelaatikkoon)
Jos toimipaikassa annetaan vuoropäivähoitoa, tulee sinun toimittaa myös poistumisturvallisuusselvitys (liite lisätään lomakkeen alussa olevaan lisätiedot kohdan liitelaatikkoon).
Vastuuhenkilöt
Vastuuhenkilötiedot lisätään valitsemalla + Lisää uusi henkilö.
tutkintotodistus (Lisätään liitteeksi todistus päiväkodin johtajan kelpoisuuden osoittavasta tutkinnosta. Liite lisätään lomakkeen alussa olevaan lisätiedot kohdan liitelaatikkoon.)
Rekisterin pidosta vastaavat Lisätään päiväkodin asiakasrekisteristä vastaavan henkilön tiedot.
etunimi
sukunimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite
alkupäivämäärä
loppupäivämäärä (jos on tiedossa)
Tietosuojavastaavien tai -vastaavan tiedot Lisää tietosuojavastaavan tiedot
etunimi
sukunimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite
alkupäivämäärä
loppupäivämäärä (jos on tiedossa)
Henkilökunta
Henkilökunta ilmoitetaan henkilötyövuosina. Henkilökunta lisätään painamalla +Lisää henkilökunta.
Valinnan jälkeen avautuu näkymä, jossa vasemmalla näkyy Henkilökunta 1, joka tarkoittaa ensimmäistä lisättävää henkilöstöryhmää.
Ensimmäisen henkilöstöryhmän tiedot lisätään painamalla Näytä tai muokkaa tietoja. Henkilöstön rooli valitaan valikosta.
Uuden henkilöstörivin voi lisätä painamalla + Lisää henkilökunta. Valinnan jälkeen avautuu näkymä, jossa vasemmalla näkyy Henkilökunta 2, joka tarkoittaa toista lisättävää henkilöstöryhmää.
Toisen henkilöstöryhmän tiedot lisätään painamalla Näytä tai muokkaa tietoja. Henkilöstön rooli valitaan valikosta.
Näin lähetät hakemuksen käsittelyyn
Et voi lähettää hakemusta käsittelyyn ennen kuin kaikki lomakkeen pakolliset kohdat tai järjestelmän ilmoittamat puuttuvat kohdat on korjattu. Punainen kolmio tarkoittaa, että lomakkeesta puuttuu joku tieto tai joku syötetty tieto on virheellinen. Hakemuksen voi tarpeen tullen tallentaa myös keskeneräisenä ja lähettää myöhemmin eteenpäin käsittelyyn. Jos hakemus on luonnostilassa, et voi aloittaa uuden lupahakemuksen tai ilmoituksen tekemistä.
Kun palveluntuottajaksi rekisteröitymistä koskevat tiedot on ilmoitettu oikein, lomakkeen Lähetä viranomaiskäsittelyyn -painike aktivoituu. Painiketta klikkaamalla saat vielä varmistuskysymyksen lomakkeen lähettämisestä.
Viranomaiskäsittelyyn lähettämisen jälkeen asioinnissa näkyy tehty hakemus merkinnällä Lähetetty viranomaiskäsittelyyn.
Lupa- ja ilmoitusasioiden käsitteleminen aluehallintovirastoissa
Kun palveluntuottaja on lähettänyt lupahakemuksen tai muutosilmoituksen, viranomainen ottaa asian käsittelyyn.
Tarvittaessa viranomainen pyytää lisäselvityksiä hakemukseen.
Viranomainen ilmoittaa sähköpostitse täydennyspyynnöstä.
Palveluntuottajan näkee Soterin sähköisessä asioinnissa palautetun hakemuksen ja viranomaisen pyytämät lisäselvitykset.
Kun olet tehnyt viranomaisen pyytämät toimenpiteet, palveluntuottaja voi lähettää hakemuksen uudelleen viranomaiskäsittelyyn.
Viranomainen käsittelee asian loppuun ja siirtää tiedot Soteri-rekisteriin.
Palveluntuottaja saa päätöksen sähköpostitse.
Viranomainen lähettää tiedot myös toimipaikan sijaintikuntaan.
Muutoksista ilmoittaminen
Aloitus
Tunnistaudu palveluun.
Valitse edustettava yritys.
Valitse rekisteröity palveluntuottaja, josta haluat tehdä muutoshakemuksen.
Muutoshakemuksen tekeminen aloitetaan klikkaamalla Näytä rekisteritietoja tai tee muutoksia -painiketta.
Valitse varhaiskasvatuspalvelut -välilehdeltä mitä olet tekemässä.
Tunnistautumisen jälkeen muutoshakemuksen tekijä saa näkyvilleen hakemuslomakkeelle kaikki Soteri-rekisterissä olevat tiedot.
Muutoshakemuksen tekeminen
Mahdollisia muutoksia ovat:
Toimipaikan (päiväkodin) lisääminen
Vuorohoidon aloittaminen
Varhaiskasvatuspaikkojen lisääminen tai vähentäminen
Huomaa, että vasemmassa reunassa on navigointipalkki, jonka välilehdiltä pääset muuttamaan päiväkotia koskevia tietoja.
Kun näytöllä olevan tiedon korvaa uudella tiedolla tietokentän alapuolelle tulee näkyviin tieto Muuttunut, ja tieto siitä, miten tieto on muutoshakemusta tehtäessä Soteri-rekisterissä. Tieto ei päivity rekisteriin suoraan, vaan vaatii ensin viranomaishyväksynnän.
Liitä luvan muutokseen tarvittavat liitteet lomakkeen alussa olevaan lisätiedot kohdan liitelaatikkoon.
Tarkista täyttämäsi tiedot ja klikkaa Lähetä viranomaiskäsittelyyn -painiketta.
Jos muokkaat päiväkodin tietoja, valitse Varhaiskasvatuksen palvelut -välilehdeltä Muokkaa päiväkodin tietoja. Varhaiskasvatuspaikkojen määrä, vuorohoidon järjestäminen, osoitteenmuutokset käsitellään lupa-asiana.
Valitse alasvetovalikosta sen päiväkodin nimi, jonka tietoja olet muuttamassa.
Huomaa, että vasemmassa reunassa on navigointipalkki, jonka välilehdiltä pääset muuttamaan päiväkotia koskevia tietoja.
Kun näytöllä olevan tiedon korvaa uudella tiedolla tietokentän alapuolelle tulee näkyviin tieto Muuttunut, ja tieto siitä, miten tieto on muutoshakemusta tehtäessä Soteri-rekisterissä. Tieto ei päivity rekisteriin suoraan, vaan vaatii ensin viranomaishyväksynnän. Tarkista täyttämäsi tiedot ja klikkaa Lähetä viranomaiskäsittelyyn -painiketta.
Näin ilmoitat päiväkodin johtajan vaihtumisesta
Kun aloitat ilmoittamaan päiväkodin johtajan vaihtumisesta, valitse Soterin sähköisen asioinnin Varhaiskasvatuksen palvelut -aloitusnäkymästä Ilmoita päiväkodin johtajan vaihtumisesta- kohta.
Jos olet tekemässä ilmoitusta uudesta päiväkodin johtajasta, älä muuta mitään rekisterissä olevan aiemman johtajan tietoja, vaan lisää edelliselle johtajalle lopetuspäivä.
Lisää uuden päiväkodin johtajan tiedot valitsemalla +Lisää uusi henkilö.
Päiväkodin johtajasta ilmoitetaan lomakkeelle seuraavat tiedot:
Koulutus (koulutukset, joilla on merkitystä tehtävän kannalta).
Työkokemus
Postiosoite (päiväkodin osoite)
Postiosoitteen postinumero
Puhelinnumero (työpuhelinnumero)
Sähköposti (työsähköposti)
Alkupäivämäärä
Loppupäivämäärä. Mikäli uusi johtaja on määräaikainen, merkitse lopettamispäivämäärä kohtaan vastuuhenkilön määräaikaisuuden loppumispäivämäärä.
Työsuhde (työsopimussuhteessa, ei työsopimussuhteessa)
Vastuuhenkilön/päiväkodin johtajan määräaikaisuuden lopetuspäivämäärä.
Tutkintotodistus (Lisää liitteeksi todistus päiväkodin johtajan kelpoisuuden osoittavasta tutkinnosta. Liite lisätään lomakkeen alussa olevaan lisätiedot kohdan liitelaatikkoon)
Työtodistukset (Lisää liitteeksi johtamiskokemusta osoittavat työtodistukset. Liite lisätään lomakkeen alussa olevaan lisätiedot kohdan liitelaatikkoon)
Tarkista myös päiväkodin asiakasrekisteristä vastaavan ja tietoturvavastaavan tiedot ja päivitä ne tarvittaessa ajan tasalle. Aikaisemman asiakasrekisterivastaavan ja tietoturvavastaavan lopetuspäivämäärä pitää myös merkitä lomakkeelle.
Ennen kuin lähetät lomakkeen viranomaiskäsittelyyn, tarkista, että olet merkinnyt lomakkeeseen kaikki tarvittavat tiedot. On erittäin tärkeää tarkistaa, että olet merkinnyt edelliselle johtajalle lopettamispäivämäärän ja uudelle johtajalle aloittamispäivämäärän.
Toiminnan lopettamisesta ilmoittaminen
Valitse Soterin sähköisessä asioinnissa Toimipaikat-välilehdeltä alasvetovalikosta se päiväkoti, jonka toiminnan lopettamisesta olet ilmoittamassa.
Valitse seuraavaksi asioinnin vasemman reunan navigointipalkista Perustiedot-välilehti.
Perustiedot-välilehdellä on Rekisteröintiaika -niminen kohta, josta löydät kohdan Suunniteltu lopettamispäivämäärä. Täytä kyseiseen kenttään tieto päiväkodin toiminnan lopettamispäivämäärästä.
Tiedon täyttämisen jälkeen tietokentän alapuolelle tulee näkyviin tieto Muuttunut, ja tieto siitä, miten tieto on muutoshakemusta tehtäessä Soteri-rekisterissä. Tieto ei päivity rekisteriin suoraan, vaan vaatii ensin viranomaishyväksynnän.
Seuraavaksi on siis muistettava vielä lähettää tekemäsi muutoshakemus viranomaiskäsittelyyn. Tarkasta täyttämäsi tiedot ja klikkaa Lähetä viranomaiskäsittelyyn -painiketta.
Jos haluat lopettaa Soterin sähköisessä asioinnissa palveluntuottajan koko toiminnan, kirjaa siitä tieto hakemuksen Lisätiedot- kenttään.
