Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluyksikön ja yhteisen palveluyksikön rekisteröinti
Palveluyksikön hakemuksen käsittelevä toimivaltainen viranomainen määräytyy palveluntuottajan toiminnan laajuuden perusteella. Valtakunnallisesti toimivan palveluntuottajan palveluyksiköitä koskevat rekisteröinnit käsittelee Valvira. Yhden aluehallintoviraston alueella toimivan palveluntuottajan asiat käsittelee kyseinen aluehallintovirasto.
Palveluyksiköllä tarkoitetaan julkisen tai yksityisen palveluntuottajan ylläpitämää toiminnallista ja hallinnollisesti järjestettyä kokonaisuutta, jossa tuotetaan sosiaali- ja/tai terveyspalveluja. Palveluyksikkö koostuu yhdestä tai useammasta palvelupisteestä.
Palvelupiste
Palvelupisteellä tarkoitetaan tosiasiallista paikkaa, jossa palveluyksikköön rekisteröityjä palveluja tuotetaan. Palvelupiste on rekisteriteknisesti palveluyksikön osa.
Palveluyksikön rekisteröimistä varten palveluntuottajan on ilmoitettava muun muassa:
- toimintasuunnitelma
- tiedot sosiaali- ja/tai terveyspalveluista ja niiden sisällöstä
- asiakasryhmä ja suunniteltu asiakasmäärä
- henkilöstön määrä ja laatu
- vastuuhenkilön koulutus ja työkokemus sekä tehtävä toiminnassa tai palveluyksikössä
- kuvaus palvelutoimintaan käytettäviksi suunnitelluista tiloista, välineistä, asiakas- ja potilasrekistereistä sekä niitä koskevista viranomaishyväksynnöistä.
Valvontaviranomainen pyytää tarvittaessa hakijalta lisäselvityksiä.
Palveluyksikön ennakkotarkastus
Valvontaviranomainen tekee palveluyksikköön valvontalain mukaisen ennakkotarkastuksen ennen uuden sairaalan tai vaativaa sosiaalihuoltoa tuottavan palveluyksikön rekisteröintiä.
Ennakkotarkastus on mahdollista tehdä riskiperusteiseen arvioon perustuen myös muuhun palveluyksikköön asiakas- ja potilasturvallisuuden varmistamiseksi.
Yhteinen palveluyksikkö
Yhteisessä palveluyksikössä toimivat palveluntuottajat ovat sopimuksella keskuudestaan valinneet valtuutetun palveluntuottajan edustamaan heitä valvontaviranomaisessa sekä vastaamaan heidän puolestaan valvontalaissa säädetyistä velvoitteista. Valtuutettu palveluntuottaja edustaa muita yhteisen palveluyksikön palveluntuottajia valvontaviranomaisessa asioissa, jotka koskevat yhteisessä palveluyksikössä toteutettuja palveluja.
Yhteisen palveluyksikön rekisteröinti
Valtuutettu palveluntuottaja hakee yhteisen palveluyksikön rekisteröintiä ja ilmoittaa toimivansa valtuutettuna palveluntuottajana sopimukseen perustuen. Valtuutetulla palveluntuottajalla on toimivalta edustaa kaikkia niitä palveluntuottajia, joiden kanssa se on laatinut sopimuksen valtuutettuna palveluntuottajana toimimisesta.
Palveluntuottajat antavat rekisteröinnin kannalta tarvittavat tiedot valtuutetulle palveluntuottajalle, jonka tehtävänä on varmistaa tietojen paikkansapitävyys ja toimittaa ne viranomaiselle. Valtuutettu palveluntuottaja vastaa tietojen oikeellisuudesta. Viranomaiselle on aina ilmoitettava tiedot siitä mistä palveluista kukin palveluyksikössä toimiva palveluntuottaja vastaa.
Rekisteröinnissä noudatettava menettely on sama kuin rekisteröitäessä yksittäisen palveluntuottajan palveluyksikköä. Kysymys on mahdollisuudesta rekisteröidä yhteinen palveluyksikkö tilanteessa, jossa saman palveluyksikön palveluja tuottaa useampi rekisteröity palveluntuottaja, esimerkkinä lääkärikeskus.
Yhteinen palveluyksikkö rekisteröidään kaikkien palveluyksikössä toimivien palveluntuottajien lukuun valtuutetun palveluntuottajan toimittamien tietojen perusteella. Palveluntuottajan on oltava rekisteröity palveluntuottajaksi liittyäkseen yhteiseen palveluyksikköön.
Yhteinen palveluyksikkö on vapaaehtoinen järjestely ja tapa rekisteröityä.
Rekisteröinnin muutoksista ilmoittaminen
Jos rekisteröidyn palveluyksikön tai sen palvelupisteen toimintaan tulee olennaisia muutoksia, palveluntuottajan tulee tehdä rekisteröinnin muutoshakemus palveluyksikkökohtaisesti. Suunniteltua muutosta ei saa toteuttaa, ennen kuin rekisteröinnin muutoksesta on annettu päätös. Muutoksien maksullisuudesta on säädetty maksuasetuksessa.
Osa muutoksista on sellaisia, jotka palveluntuottaja pystyy muuttamaan itse sähköisessä asioinnissa. Näiden tietojen muutos ei edellytä viranomaisen hyväksyntää. Voit muuttaa esimerkiksi seuraavia tietoja itse:
- palveluyksikön tai palvelupisteen nimi
- palveluyksikön postiosoite
- rekisteröintiasioiden yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- palveluyksikön puhelinnumero, sähköpostiosoite ja verkkosivujen osoite
- vastuuhenkilön nimi (ei vastuuhenkilön vaihtuminen), sähköposti ja puhelinnumero
Vähäisiä muutoksia, jotka eivät edellytä viranomaisen hyväksyntää, mutta jotka viranomainen tarkistaa ennen rekisteriin viemistä, ovat esimerkiksi:
- laskutusosoite
- toimintakuntien lisääminen aluehallintoviraston alueella
- palveluyksikön toiminnan keskeyttäminen
Niitä tietoja, jotka ovat Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) tai Väestötietojärjestelmässä (VTJ) ei voi muokata suoraan Soteri-rekisteriin. Palveluntuottajan tulee päivittää tiedot suoraan Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH) ja Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämään Väestötietojärjestelmään (VTJ-järjestelmä), joiden kautta tiedot päivittyvät Soteri-rekisteriin.
Viranomaisen hyväksyntää ja päätöstä vaativia olennaisia muutoksia ovat esimerkiksi:
- palvelupisteiden lisäys ja poistaminen
- palvelualojen lisäys ja poistaminen
- vastuuhenkilön muutos
- keskeytetyn palveluyksikön tai sen osan toiminnan jatkaminen
- palveluyksikön siirto palveluntuottajalta toiselle palveluntuottajalle
- asiakaspaikkojen lisääminen, kun tarkastellaan myös henkilöstömitoitusta
- olennaiset muutokset tiloissa ja rakenteissa
- henkilöstörakenteen ja määrän muutos mukaan lukien oma, alihankinta ja vuokra
- palvelupisteen muuttaminen uuteen osoitteeseen (tilat vaihtuvat)
- asiakasryhmän vaihtuminen/asiakasprofiilin olennainen muutos (sosiaalihuollon palvelut)
- asiakas- tai potilasrekisterin muutos
- rekisterissä olevan palveluyksikön muuttaminen yhteiseksi palveluyksiköksi
- palveluntuottajan lisääminen yhteiseen palveluyksikköön tai sen poistaminen siitä
- valtuutetun palveluntuottajan muuttaminen
- keskeytetyn yhteisen palveluyksikön tai sen osan toiminnan jatkaminen
Mikäli määräysvalta palveluntuottajaksi rekisteröidyssä yhteisössä muuttuu esimerkiksi osakekaupan seurauksena tai palveluyksikkö siirtyy toiselle rekisteröidylle palveluntuottajalle, pitää siirron saaneen palveluntuottajan tehdä ilmoitus siirrosta. Siirtotilanteessa voi olla esimerkiksi kyse siitä, että toisen palveluntuottajan liiketoiminta myydään sellaisenaan toiselle jo rekisteröityneelle palveluntuottajalle, eikä toiminnassa tapahdu muita oleellisia muutoksia.
Siirtoilmoituksessa on aina ilmoitettava, mikäli palveluyksikön toiminnassa tapahtuu siirron yhteydessä olennaisia muutoksia (esimerkiksi palvelualojen ja palvelupisteen lisäys, vastuuhenkilön muutokset ja henkilöstön vähentäminen). Olennaisia muutoksia ei saa toteuttaa siirtyvässä palveluyksikössä ennen kuin valvontaviranomainen on arvioinut ne ja tehnyt palveluyksikön muutoksesta rekisteröintipäätöksen. Mikäli palveluyksikön toiminnassa ei tapahdu olennaisia muutoksia, siirron saanut palveluntuottaja voi aloittaa palvelujen tuottamisen siirtyneessä palveluyksikössä sen jälkeen, kun on jättänyt siirtoilmoituksen valvontaviranomaiselle.
Siirtyvään palveluyksikköön tulevat muutokset on tärkeää ilmoittaa ja hyväksyttää valvontaviranomaisella mahdollisimman hyvissä ajoin ennen siirron toteuttamista toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Huomioithan, että palveluyksikön luovuttava palveluntuottaja vastaa yksiköstä aina siirtopäivään saakka, joka voi olla aikaisintaan päätöksen ratkaisupäivä. Siirron vastaanottava palveluntuottaja vastaa palveluyksikön toiminnasta siirtoa koskevan rekisterimerkinnän tekemisestä lähtien. Palveluyksikön siirron ja toiminnan muutosten rekisteröinti on maksullista.
Epäselvissä tilanteissa ole yhteydessä toimivaltaiseen viranomaiseen sen selvittämiseksi, onko kyseessä ilmoitusta edellyttävä muutos. Valvira on toimivaltainen valtakunnallisissa rekisteröintiasioissa ja aluehallintovirasto, kun palveluntuottajalla on toimintaa vain yhden aluehallintoviraston alueella.
Usein kysyttyä palveluyksikön ja yhteisen palveluyksikön rekisteröinnistä
Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottaminen edellyttää aina sekä palveluntuottajan että palveluyksikön rekisteröintiä Soteri-rekisteriin. Palvelujen tuottaminen ei ole sallittua pelkän palveluntuottajan rekisteröinnin perusteella. Uusi yrittäjä ei voi aloittaa palvelutoimintaa ennen kuin valvontaviranomainen on tehnyt palveluntuottajan ja palveluyksikön rekisteröintiä koskevat päätökset ja niitä vastaavat Soteri-rekisterimerkinnät.
Palveluyksiköllä tarkoitetaan palveluntuottajan ylläpitämää toiminnallista ja hallinnollisesti järjestettyä kokonaisuutta, josta tuotetaan sosiaali- ja/tai terveyspalveluja. Palveluyksikkö ei ole sidottu välttämättä fyysisiin toimitiloihin, vaan se voi olla esimerkiksi asiakkaiden kotona annettavaa palvelua. Esimerkiksi sosiaalihuoltolain 19 §:n mukaista tukipalvelua tuottavan uuden yrittäjän tulee aina hakea palveluntuottajan ja palveluyksikön rekisteröintiä, vaikka yrittäjällä ei ole omia toimitiloja vaan palvelua tuotetaan asiakkaan kotona.
Palveluntuottaja päättää itse toimintansa hallinnollisesta ja toiminnallisesti organisoinnista palveluyksiköiksi ja palvelupisteiksi ja tekee näistä rekisteröintihakemukset. Toiminnallisia kokonaisuuksia ovat ne palveluyksiköt, joilla on organisaation sisällä oma johtamisjärjestelmänsä ja joilla on ensisijainen ja pääasiallinen työnjohtovalta päättää tuotannon sisällöstä ja henkilöstön käytöstä. Toiminnalliseen kokonaisuuteen kuuluu myös vastuu tuotettavien palvelujen turvallisuudesta ja laadusta.
Rekisteröinnin yhteydessä ei tarvitse toimittaa kaikkia suunnitelmia valvontaviranomaiselle. Esimerkiksi toimintasuunnitelma pitää toimittaa joko kirjoittamalla se hakemuksen lisätietokenttään tai erillisenä liitteenä. Muiden lainsäädännön edellyttämien suunnitelmien osalta palveluntuottaja vahvistaa suunnitelmien olemassaolon hakemuksessa. Valvontaviranomainen voi tarvittaessa pyytää palveluntuottajaa toimittamaan välttämättömiä tietoja toimintaedellytysten arviointia varten.
Katso tarkempi palveluyksikön rekisteröintihakemuksella ilmoitettavien suunnitelmien ohjeistus.
Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottaminen edellyttää, että palveluntuottaja ja palveluyksikkö on rekisteröity valtakunnalliseen palveluntuottajien rekisteriin (Soteri) ja rekisteröinnistä on tehty päätös. Palveluntuottajan rekisteröinti ei yksin anna oikeutta tuottaa valvontalain mukaisia sosiaali- ja terveyspalveluja. Palvelujen tuottamisen edellytyksenä on palveluyksikön rekisteröinti, jossa määritellään kaikki kunnat, joilla kyseisiä palveluja saa tuottaa. Palveluntuottaja ilmoittaa hakemuksella palveluyksikön, joka sisältää vähintään yhden palvelupisteen. Palvelupisteellä tarkoitetaan tosiasiallista paikkaa, jossa palveluyksikköön rekisteröityjä palveluja tuotetaan.
Palveluyksiköllä aina oltava vähintään yksi palvelupiste. Palvelupisteen palveluita voidaan tuottaa myös pelkästään potilaan kotona tai asiakkaan tiloissa. Tällöin hakemuksella palvelun antopaikaksi tulee valita potilaan kotona/asiakkaan tiloissa. Palvelupisteen tietoihin tulee ilmoittaa ne kunnat, joiden alueella kotiin annettavia palveluita on tarkoitus tuottaa.