Registrering av tjänsteenhet och gemensam tjänsteenhet inom social- och hälsovården
Den behöriga myndighet som handlägger en tjänsteenhets ansökan bestäms på basis av omfattningen för tjänsteproducentens verksamhet. Registrering av tjänsteenheter för tjänsteproducenter med riksomfattande verksamhet behandlas av Valvira. Ärenden som gäller tjänsteproducenter med verksamhet inom ett regionförvaltningsverks område behandlas av ifrågavarande regionförvaltningsverk.
Med tjänsteenhet avses en operativ och administrativ helhet som upprätthålls av en offentlig eller privat tjänsteproducent, där social- och/eller hälsovårdstjänster produceras. Tjänsteenheten består av ett eller flera serviceställen.
Serviceställe
Med serviceställe avses den faktiska plats där de tjänster som registrerats för tjänsteenheten produceras. Registertekniskt utgör servicestället en del av tjänsteenheten.
För registrering av en tjänsteenhet ska tjänsteproducenten anmäla bland annat:
- verksamhetsplan
- uppgifter om social- och/eller hälso- och sjukvårdstjänsterna och deras innehåll
- klientgrupp och planerat klientantal
- personalstyrka och typ av personal
- ansvarspersonens utbildning och arbetserfarenhet samt uppgift i verksamheten eller tjänsteenheten
- Beskrivning av de utrymmen, redskap, klient- och patientregister som man planerar att använda för tjänsteverksamheten samt myndighetsgodkännanden av dessa.
Tillsynsmyndigheten ber vid behov om ytterligare utredningar av sökanden.
Förhandsinspektion av tjänsteenheten
Före registreringen av ett nytt sjukhus eller en tjänsteenhet som producerar krävande socialvård genomför tillsynsmyndigheten en förhandsinspektion av tjänsteenheten i enlighet med tillsynslagen.
För att säkerställa klient- och patientsäkerheten är det utifrån en riskbaserad bedömning även möjligt att genomföra en förhandsinspektion i en annan tjänsteenhet.
Gemensam tjänsteenhet
Tjänsteproducenter som fungerar i en gemensam tjänsteenhet har genom ett inbördes avtal utsett en behörig tjänsteproducent till sin representant inför tillsynsmyndigheten samt för att svara för de skyldigheter som fastställs för dem i tillsynslagen. Hos tillsynsmyndigheten representerar den behöriga tjänsteproducenten de andra tjänsteproducenterna i den gemensamma tjänsteenheten i frågor som gäller de tjänster som produceras i den gemensamma tjänsteenheten.
Registrering av en gemensam tjänsteenhet
Den behöriga tjänsteproducenten ansöker om registrering av den gemensamma tjänsteenheten och uppger sig fungera i egenskap av behörig tjänsteproducent på basis av ett avtal. Den behöriga tjänsteproducenten har behörighet att representera alla de tjänsteproducenter med vilka den har ingått ett avtal om att fungera som behörig tjänsteproducent.
Tjänsteproducenterna tillhandahåller den behöriga tjänsteproducenten de uppgifter som är nödvändiga för registrering, och dennes uppgift är att säkerställa uppgifternas korrekthet och leverera dem till myndigheten. Den behöriga tjänsteproducenten ansvarar för att uppgifterna är korrekta. Till myndigheten ska alltid anmälas vilka tjänster varje tjänsteproducent som fungerar i tjänsteenheten ansvarar för.
Det tillvägagångssätt som iakttas vid registreringen är detsamma som vid registrering av enskilda tjänsteproducenters tjänsteenhet. Det handlar om en möjlighet att registrera en gemensam tjänsteenhet i situationer där flera registrerade tjänsteproducenter producerar tjänster vid en och samma tjänsteenhet, exempelvis en läkarcentral.
Den gemensamma tjänsteenheten registreras för alla de tjänsteproducenters räkning som fungerar i tjänsteenheten på basis av de uppgifter som den behöriga tjänsteproducenten tillhandahållit. En tjänsteproducent ska vara registrerad som tjänsteproducent för att kunna ansluta sig till en gemensam tjänsteenhet.
Den gemensamma tjänsteenheten är ett frivilligt arrangemang och ett sätt att registrera sig.
Anmälan om ändring av registreringen
Om väsentliga ändringar sker i verksamheten för en registrerad tjänsteenhet eller dess serviceställe, ska tjänsteproducenten lämna en tjänsteenhetsspecifik ansökan om ändring av registreringen. Den planerade ändringen får inte genomföras innan ett beslut om ändring av registreringen har givits. Förordningen om avgiftsbelagda prestationer innehåller bestämmelser om avgifterna för ändringar.
En del ändringar är sådana som tjänsteproducenten själv kan göra i e-tjänsten. Ändring av dessa uppgifter förutsätter inte myndighetens godkännande. Du kan exempelvis ändra följande uppgifter själv:
- tjänsteenhetens eller serviceställets namn
- tjänsteenhetens postadress
- namn, telefonnummer och e-postadress för kontaktpersonen för registreringsärenden
- tjänsteenhetens telefonnummer, e-postadress och webbadress
- ansvarspersonens namn (inte byte av ansvarsperson), e-postadress och telefonnummer
Mindre ändringar som inte förutsätter myndighetens godkännande, men som myndigheten granskar innan de införs i registret är exempelvis:
- faktureringsadress
- tillägg av verksamhetskommuner inom regionförvaltningsverkets område
- avbrytande av tjänsteenhetens verksamhet
De uppgifter som finns i Patent- och registerstyrelsen (FODS) eller Befolkningsdatasystemet (VTJ) kan inte ändras direkt i Soteri. Tjänsteproducenten ska uppdatera uppgifterna direkt i det Befolkningsdatasystem (VTJ) som upprätthålls av Patent- och registerstyrelsen (FODS) och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, via vilket uppgifterna uppdateras i Soteri-registret.
Väsentliga ändringar som kräver godkännande och beslut av myndigheten är exempelvis:
- tillägg och avvecklande av serviceställen
- tillägg och avvecklande av servicesektorer
- ändring av ansvarsperson
- fortsättning av verksamheten för en tjänsteenhet eller en del av en tjänsteenhet som har avbrutits
- överföring av en tjänsteenhet från en tjänsteproducent till en annan
- ökning av klientplatser då man även granskar personaldimensioneringen
- väsentliga ändringar av utrymmen och strukturer
- ändring av personalstrukturen och personalstyrkan inklusive egen personal, underleverantörer och hyrd personal
- flytt av ett serviceställe till en ny adress (byte av utrymmen)
- väsentlig ändring av klientgrupp/klientprofil (socialvårdens tjänster)
- ändring av klient- eller patientregister
- ändring av en tjänsteenhet som finns i registret till en gemensam tjänsteenhet
- tillägg av en tjänsteproducent till en gemensam tjänsteenhet eller avlägsnande av en tjänsteproducent från en gemensam tjänsteenhet
- ändring av den behöriga tjänsteproducenten
- fortsättning av verksamheten för en gemensam tjänsteenhet eller en del av en gemensam tjänsteenhet som har avbrutits
Ifall bestämmanderätten i en organisation som har registrerats som tjänsteproducent ändras exempelvis till följd av en aktieaffär, eller tjänsteenheten överförs till en annan registrerad tjänsteproducent, ska den tjänsteproducent som är föremål för överföringen anmäla den. Vid en överföring kan det exempelvis vara fråga om att en tjänsteproducents affärsverksamhet säljs som sådan till en annan redan registrerad tjänsteproducent, och att inga andra väsentliga ändringar sker i verksamheten.
Vid oklara situationer ska du kontakta den behöriga myndigheten för att ta reda på huruvida det är fråga om en ändring som ska anmälas. Valvira är behörig i fråga om riksomfattande registreringsärenden, och regionförvaltningsverket är behörigt då tjänsteproducenten har verksamhet inom området för endast ett regionförvaltningsverk.
Vanliga frågor om registrering av tjänsteenheter och gemensamma tjänsteenheter
Produktion av social- och hälsovårdstjänster förutsätter alltid registrering av både tjänsteproducenten och tjänsteenheten i Soteri. Det är inte tillåtet att producera tjänster enbart på basis av registrering av tjänsteproducenten. En ny företagare kan inte inleda tjänsteverksamheten före tillsynsmyndigheten har fattat beslut om registrering av tjänsteproducenten och tjänsteenheten och motsvarande registerinföringar i Soteri.
Med tjänsteenhet avses en operativ och administrativt organiserad helhet som tjänsteproducenten upprätthåller och där social- och/eller hälsovårdstjänster produceras. Tjänsteenheten är inte nödvändigtvis bunden till fysiska verksamhetslokaler, utan kan exempelvis vara tjänster som tillhandahålls i klienternas hem. Exempelvis ska en ny företagare som producerar stödtjänster i enlighet med socialvårdslagen 19 § alltid ansöka om registrering av tjänsteproducenten och tjänsteenheten, även då företagaren inte har egna verksamhetslokaler, utan tjänsten produceras i klientens hem.
Tjänsteproducenten bestämmer själv om den operativa och administrativa organiseringen av sin verksamhet till en tjänsteenhet och serviceställen, och lämnar registreringsansökningar för dessa. Operativa helheter är de tjänsteenheter som har ett eget ledningssystem inom organisationen med en primär och huvudsaklig direktionsrätt att bestämma över produktionens innehåll och personalanvändningen. En operativ helhet innefattar även ansvar för säkerheten och kvaliteten för de tjänster som ska produceras.
Alla planer behöver inte levereras till tillsynsmyndigheten i samband med registreringen. Exempelvis ska verksamhetsplanen lämnas antingen genom att skriva den i fältet för ytterligare uppgifter på blanketten eller som en separat bilaga. Vad gäller övriga planer som förutsätts i lagstiftningen bekräftar tjänsteproducenten i ansökan att dessa existerar. Tillsynsmyndigheten kan vid behov begära att tjänsteproducenten lämnar nödvändiga uppgifter för bedömning av verksamhetsförutsättningarna.
Se närmare anvisningar för de planer som ska anmälas på registreringsansökan för en tjänsteenhet.
Produktion av social- och hälsovårdstjänster förutsätter att tjänsteproducenten och tjänsteenheten har registrerats i det riksomfattande registret över tjänsteproducenter (Soteri) och att ett beslut har fattats om registreringen. Registrering av en tjänsteproducent ger inte i sig rätt att producera social- och hälsovårdstjänster i enlighet med tillsynslagen. En förutsättning för att producera tjänster är registrering av tjänsteenheten, i vilken definieras alla de kommuner i vilka ifrågavarande tjänst får produceras. Genom ansökan anmäler tjänsteproducenten en tjänsteenhet som innefattar minst ett serviceställe. Med serviceställe avses den faktiska plats där de tjänster som registrerats för tjänsteenheten produceras.
En tjänsteenhet ska alltid ha minst ett serviceställe. Tjänsteenhetens tjänster kan även produceras uteslutande i patientens hem eller i klientens utrymmen. I sådana fall ska man välja hemma hos patienten/i klientens utrymmen som den plats där tjänsterna tillhandahålls. I tjänsteenhetens uppgifter ska man uppge de kommuner på vilkas område man avser producera de tjänster som tillhandahålls i hemmet.