Dataskyddsbeskrivning för Soteri

Dataskyddsbeskrivningen gällande registrering av och tillsyn över verksamheten för tjänsteproducenter inom social- och hälsovårdens samt småbarnspedagogiken har utarbetats 2.11.2023.

Valvira för ett rikstäckande register över tjänsteproducenter och tjänsteenheter inom social- och hälsovården (Soteri) för registrering, övervakning och statistikföring av tjänsteproducenter och av socialservice och hälso- och sjukvårdstjänster samt för andra myndigheters lagstadgade uppgifter. I registret införs också uppgifter om tjänsteproducenter och verksamhetsställen inom den privata småbarnspedagogiken samt om begränsade läkemedelsförråd i socialvårdens tjänsteenheter. Valvira ansvarar också för att förvalta och utveckla informationssystemen i anslutning till registrets funktion och för registrets allmänna funktion och användbarhet, uppgifternas integritet och för skyddet av bevarandet av uppgifterna.

Valvira och regionförvaltningsverken är tillsynsmyndigheter och är gemensamt personuppgiftsansvariga för de uppgifter som införts i Soteri-registret. De ansvarar för de uppgifter som de på sitt behandlingsansvar för in i registret och för utlämnande av dem samt för sådana begäranden om utövande av en registrerads rättigheter som gäller de uppgifter som de fört in i registret. Då det gäller småbarnspedagogik som produceras av privata tjänsteproducenter fungerar kommunens kollegiala organ eller av dem förordnade tjänsteinnehavare som tillsynsmyndigheter vid sidan av Valvira och regionförvaltningsverken. 

Valvira och regionförvaltningsverken har rätt att använda och uppdatera registret i den omfattning som deras lagstadgade uppgifter som tillsynsmyndigheter förutsätter. Tjänsteanordnare har rätt att använda uppgifterna i registret i den omfattning som deras uppgifter förutsätter i enlighet med denna lag. Statliga myndigheter och offentligrättsliga ämbetsverk har rätt att använda uppgifterna i registret för att sköta sina lagstadgade uppgifter.

Tjänsteproducenterna är skyldiga att hålla sina egna uppgifter och uppgifterna för sina tjänsteenheter uppdaterade.

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Valviras och regionförvaltningsverkens lagstadgade uppgift är att gemensamt upprätthålla ett nationellt informationssystem som omfattar uppgifter om privata och offentliga producenter av social- och hälsovårdstjänster samt privata tjänsteproducenter och tjänsteenheter inom småbarnspedagogiken. Uppgifterna behandlas för handläggning av tillstånds- och anmälningsärenden samt för tillsyn över och statistik om verksamheten. Uppgifterna används också i enlighet med tillsynsmyndigheternas lagstadgade uppgifter vid myndighetskommunikation som gäller rådgivning, styrning och tillsyn samt i myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter.

Tjänsteproducenterna lämnar de uppgifter som behövs vid registreringen via Soteris elektroniska ärendehantering. Vid ansökan om registrering befullmäktigar tjänsteproducenten en person att lämna ansökan. Den person som befullmäktigats identifierar sig i ärendehanteringen via Suomi.fi-identifieringen. 

Den person som handlägger ansökan behandlar ansökan på ett elektroniskt skrivbord. Uppgifter som inkommer via den elektroniska ärendehanteringen registreras i Soteri-registret i enlighet med tillsynslagen. Dokumenten och de uppgifter som behövs för ärendehanteringen registreras i Valviras ärendehanteringssystem, som även personer som handlägger registreringsärenden vid regionförvaltningsverken har tillgång till.

Personuppgifter som behandlas

I registret behandlas personuppgifter om tjänsteproducenter som har ansökt om registrering i enlighet med tillsynslagen, tillstånd i enlighet med lagen om småbarnspedagogik eller läkemedelslagen, eller lämnat en anmälan. Då det gäller företag och andra sammanslutningar antecknas i registret uppgifter om deras chefer, ansvarspersoner och ägare.

I samband med registreringen utreds huruvida tjänsteproducenten uppfyller de allmänna kraven för tjänsteproducenter (6 §) och tjänsteproducentens tillförlitlighet (7 §) i enlighet med lagen om tillsynen över social- och hälsovården (741/2023).  Enligt lagen om tillsynen över social- och hälsovården 18 § får tillsynsmyndigheten för att utreda tjänsteproducentens tillförlitlighet begära en fullgöranderapport enligt 6 § 1 mom. i lagen om Enheten för utredning av grå ekonomi (1207/2010) om en tjänsteproducent, dess chefer samt betydande ägare (de personer som avses i 6 § 1 mom. 4 punkten och 7 § 4 mom. i ifrågavarande lag). Fullgöranderapporten registreras i Valviras ärendehantering. I Soteri-registret antecknas endast att rapporten har granskats.

Tillsynsmyndigheten får även av Rättsregistercentralen begära ett i 4 a § 1 mom. 2 punkten i straffregisterlagen (770/1993) avsett straffregisterutdrag om en tjänsteproducent som är näringsidkare och om de chefer samt betydande ägare som utövar bestämmande inflytande i dess verksamhet (de personer som avses i lagen om tillsynen över social- och hälsovården 6 § 1 mom. 4 punkten och 7 § 3 och 4 mom.).

Enligt 16 § i lagen om tillsynen över social- och hälsovården ska tjänsteproducenten delge ett sådant straffregisterutdrag som avses i 4 § 1 mom. i lagen om kontroll av brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn (504/2002) för dem som arbetar med barn och som inte hör till personalen i arbetsavtalsförhållande; i registret förs det in en uppgift om att straffregisterutdraget har uppvisats, men uppgifterna i utdraget får inte föras in i Soteri-registret.

Ansöknings- och anmälningshandlingar jämte bilagor, tillstånds- och registreringsbeslut och anmälningar samt uppgifter och beslut som hänför sig till tillsynen registreras i Valviras ärendehanteringssystem. Efter godkännandet registreras uppgifterna om tjänsteproducenten och tjänsteenheten i Soteri-registret. 

Uppgifter som ska föras in i Soteri-registret och kategorier av registrerade

I registret kan införas uppgifter om:

  • privata personer som fungerar som tjänsteproducenter, 
  • personer som hör till förvaltningsorganen för tjänsteproducenter som är verksamma i företags- eller organisationsform och deras suppleanter, verkställande direktören och dennes ställföreträdare, i ett öppet bolag bolagsmännen och i ett kommanditbolag de ansvariga bolagsmännen, personer som utövar bestämmanderätt i tjänsteproducentens verksamhet samt betydande ägare av tjänsteproducenter, samt
  • ansvarspersoner och kontaktpersoner för tjänsteproducenten och dess tjänsteenheter

Utöver registreringsnumret införs följande uppgifter i registret

Övriga uppgifter som förutsätts enligt dataskyddsförordningen