Dataskyddsbeskrivning för Soteri

Verksamhet enligt lagen om tillsynen över social- och hälsovården (12 §)

Uppgifter som tjänsteproducenten lämnat för registrering (lagen om tillsynen över social- och hälsovården 16 §) och uppgifter som en myndighet begärt på tjänstens vägnar (lagen om tillsynen över social- och hälsovården 18 §): 

1. tjänsteproducentens namn, personbeteckning eller FO-nummer och kontaktuppgifter,
2. uppgifter som lämnats av tjänsteproducenten och som är nödvändiga för registrering av, tillsyn över och statistikföring av verksamheten,
3. uppgifter om förändringar av tjänsteproducentens verksamhet,
4. uppgifter om inspektioner som tillsynsmyndigheten har utfört samt om brott mot denna lag eller bestämmelser, föreskrifter och förbud som utfärdats med stöd av den,
5. uppgifter om administrativ vägledning eller uppmaningar som givits av tillsynsmyndigheten samt om förelägganden i enlighet med 39 § i lagen eller upphörande av tillsynen,
6. uppgifter om radering och återkallande av registrering samt
7. uppgifter som erhållits från andra myndigheter eller tjänsteproducenter och som är nödvändiga för registrering av och tillsyn över produktionen av tjänster.

För registrering av en tjänsteenhet ska tjänsteproducenten i ansökan lämna följande uppgifter och utredningar om tjänstens innehåll och om väsentliga ändringar av tjänsterna per tjänsteenhet:

1. tjänsteenhetens namn och kontaktuppgifter samt planerat inledningsdatum;
2. de social- och hälsovårdstjänster som tillhandahålls och deras innehåll samt en verksamhetsplan;
3. klientgrupp för tjänsterna;
4. planerat klientantal;
5. personalantal som deltar i tjänsteverksamheten, vilket omfattar tjänsteproducentens egna anställda, hyrd personal och personal som anskaffats från en underleverantör samt personalens utbildning i olika tjänster;
6. ansvarspersonens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, utbildning och arbetserfarenhet samt uppgift i verksamheten eller tjänsteenheten;
7. för dem som arbetar med barn och som inte hör till personalen i arbetsavtalsförhållande ett sådant straffregisterutdrag som avses i 4 § 1 mom. i lagen om kontroll av brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn (504/2002) ; i registret förs det in en uppgift om att straffregisterutdraget har uppvisats, men uppgifterna i utdraget får inte föras in i registret;
8. beskrivning av de utrymmen, redskap, klient- och patientregister som man planerar att använda för tjänsteverksamheten samt myndighetsgodkännanden av dessa;
9. tjänsteenhetens plan för egenkontroll, en plan för läkemedelsbehandling och en dataskyddsplan enligt det som avses i lagen om elektronisk behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården 27 § (784/2021);
10. en plan för utarbetande av beredskaps- och kontinuitetshanteringsplaner i händelse av kriser och störningar;
11. en räddningsplan enligt det som avses räddningslagen (379/2011) 15 § och en utredning om utrymningssäkerheten enligt 19 § för de lokaler som tjänsteproducenten förfogar över;
12. ett dataskyddsombud enligt det som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 m skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) artikel 37–39, nedan dataskyddsförordningen;
13. kontaktuppgifter för att använda den registrerades rättigheter i enlighet med dataskyddsförordningen

Tjänsteproducenten ska tillhandahålla tillsynsmyndigheten den information och de utredningar som avses i punkterna 9–12 genom att bekräfta att tjänsteproducenten har utarbetat eller inhämtat dessa handlingar. Tillsynsmyndigheten kan vid behov begära att tjänsteproducenten lämnar nödvändiga uppgifter till tillsynsmyndigheten för bedömning av verksamhetsförutsättningarna.

Verksamhet förknippad med begränsade läkemedelsförråd i enlighet med läkemedelslagen (395/1987) (72 §)

1. uppgifter om tjänsteproducenter och verksamhetsenheter som har begränsade läkemedelsförråd och deras ISO OID-koder i enlighet med Institutet för hälsa och välfärds nationella kodtjänst;
2. uppgifter om verksamhetsenhetens ledning, ansvariga personer, läkare som ansvarar för hälso- och sjukvården vid verksamhetsenheten, läkare som godkänt planen för läkemedelsbehandling och ansvarig person för det begränsade läkemedelsförrådet;
3. uppgifter om eventuell förhandsinspektion av läkemedelsförrådet, tidpunkt för inspektionen och den myndighet som utfört inspektionen;
4. uppgifter om tillstånd för ett begränsat läkemedelsförråd som beviljats verksamhetsenheten och om registrering av anmälan om ett begränsat läkemedelsförråd vid en offentlig verksamhetsenhet och om tidpunkterna för anmälan;
5. uppgifter om inspektion av ett begränsat läkemedelsförråd i samband med ett tillsynsärende och tidpunkten för inspektionen;
6. uppgifter om påföljder som verksamhetsenheten har påförts på grund av försummelser vid förvaltningen av begränsade läkemedelsförråd;
7. uppgifter om när tillståndet för ett begränsat läkemedelsförråd går ut och när förvaltningen av läkemedelsförrådet upphör;

Verksamhet inom privat småbarnspedagogik enligt lagen om småbarnspedagogik (540/2018) (46 §)

1. tjänsteproducentens namn, personbeteckning eller företags- och organisationsnummer, kontaktuppgifter samt namn och kontaktuppgifter för företagets verkställande direktör eller annan person som ansvarar för affärsverksamheten;
2. namn och kontaktuppgifter för de verksamhetsställen där verksamheten ska inledas;
3. verksamhetsform och produktionssätt för tjänsterna samt deras planerade omfattning vid varje verksamhetsställe;
4. antalet platser för småbarnspedagogik vid varje verksamhetsställe;
5. namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, utbildning, arbetserfarenhet och befattning på verksamhetsstället för den chef som ansvarar för daghemmets verksamhet;
6. personalantal och deras arbetsuppgifter vid verksamhetsstället;
7. uppgift om registrering i det arbetsgivarregister som avses i lagen om förskottsuppbörd (1118/1996);
8. planerat startdatum för verksamheten;
9. plats för lagring av klienthandlingar, en redogörelse av de centrala principerna för kundregisterföringen, personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud;
10. en utredning om att det på verksamhetsstället är möjligt att trygga barnets rätt till stöd inom småbarnspedagogiken i enlighet med 3 a kap. i denna lag;
11. annan information som behövs för att bedöma tjänsternas kvalitet, säkerhet och lämplighet och för att uppnå de andra målen för småbarnspedagogiken.

I registret införs också:

1. uppgifter om ändringar av verksamheten, byte av ansvarspersoner, upphörande av verksamheten och återkallande av tillståndet;
2. uppgifter om brott mot denna lag och de bestämmelser, föreskrifter och förvaltningsbeslut som utfärdats med stöd av den, och om påföljder som tillsynsmyndigheten har ålagt, uppgifter om inspektioner som har utförts av tillsynsmyndigheten och resultaten av dessa och övriga uppgifter som behövs för tillsynen; samt
3. övriga uppgifter som behövs för behandlingen av tillståndsärenden och statistikföring.

Vi behandlar personuppgifter för att fullgöra den lagstadgade skyldighet som gäller Valvira och regionförvaltningsverken och för att utföra en uppgift av allmänt intresse samt för att utöva Valviras och regionförvaltningsverkens lagstadgade offentliga makt:

Personuppgifterna lagras i Soteri-registret för att fullgöra en lagstadgad skyldighet:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679), artikel 6.1 c
• Lag om tillsynen över social- och hälsovården (741/2023) 11 §
• Läkemedelslagen (395/1987) 72 §
• Lagen om småbarnspedagogik (540/2018) 46 §

Vi behandlar personuppgifter på basis av ett uppdrag av allmänt intresse och utövande av offentlig makt för rådgivning, styrning och annan myndighetskommunikation, myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter samt tillsyn över och statistikföring av tjänsteproducenter:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679), artikel 6.1 e
• Dataskyddslagen (1050/2018), 4 § 1 mom. 2) och 3) punkterna
• Vi behandlar uppgifter som hänför sig till brott och förseelser i syfte att iaktta vår lagstadgade skyldighet, utföra en uppgift av allmänt intresse samt för att utöva Valviras lagstadgade offentliga makt.
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679), artikel 6.1 e
• EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 679/10, artikel 10
• Dataskyddslag (1050/2018), 7 § 1 mom. 2 punkten.

Utlämnandet av personuppgifter för andra myndigheters lagstadgade uppgifter grundar sig på den lagstadgade skyldighet som gäller tillsynsmyndigheterna:

• Lag om tillsynen över social- och hälsovården (741/2023) 47 §
• Lagen om småbarnspedagogik (540/2018) 47 §

Bestämmelser om Valviras, regionförvaltningsmyndigheternas och kommunernas uppgifter i anslutning till tillsynen över social- och hälsovården och småbarnspedagogiken finns i:

• Lagen om Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (669/2008) 2 §
• Lag om regionförvaltningsverken (896/2009)
• Lagen om tillsynen över social- och hälsovården (741/2023)
• Läkemedelslag 395/1987
• Lag om småbarnspedagogik (540/2018)

Lagringstiden för personuppgifter bestäms enligt arkivlagen (831/1994), övrig lagstiftning, arkivverkets bestämmelser och beslut samt Valviras datastyrningsplan (eAMS). 

Förvaringstider för uppgifter som införts i Soteri-registret:

Social- och hälsovård

• Uppgifter om tjänsteproducenter inom social- och hälsovården lagras i registret så länge det behövs för att producera de tjänster som avses i tillsynslagen. 
• Anteckningar om påföljder som har ålagts av tillsynsmyndigheterna ska bevaras i registret endast så länge det är nödvändigt, dock högst fem år. 
• Känsliga personuppgifter ska avföras ur registret när behandlingen av dem inte längre är nödvändig med tanke på användningsändamålet. 
• Om en tjänsteproducent har upphört med sin verksamhet, överför tillsynsmyndigheten uppgifterna om tjänsteproducenten eller tjänsteenheten från det riksomfattande registret till tillsynsmyndighetens arkiv. Härvid avförs också uppgifter om påföljder som tillsynsmyndigheterna har ålagt ur registret och dessa överförs till tillsynsmyndighetens arkiv.

Privat småbarnspedagogik

• När en tjänsteproducent inom småbarnspedagogiken anmäler om att verksamheten avslutats eller när det tillstånd som gäller verksamheten upphört, avlägsnas tjänsteproducentens uppgifter i loppet av följande kalenderår (lagen om småbarnspedagogik 46 §).

Begränsat läkemedelsförråd

• Uppgifterna om begränsade läkemedelsförråd förvaras i registret så länge lagret upprätthålls. 
• En anteckning om påföljder som myndigheterna har bestämt för försummelser vid förvaltningen av ett begränsat läkemedelsförråd ska dock förvaras i registret i fem år från den dag då påföljden ålades.

Uppgifter fås från de ansökningar och anmälningar om registrering och tillstånd som privata och offentliga tjänsteproducenter inom social- och hälsovården och privata tjänsteproducenter inom småbarnspedagogiken har lämnat till regionförvaltningsverken och Valvira.

Enligt 45 § i lagen om tillsynen över social- och hälsovården har Valvira och regionförvaltningsverket rätt att utan avgift och trots sekretessbestämmelserna av tjänsteanordnaren, producenter av socialservice och hälso- och sjukvårdstjänster, yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, yrkesutbildade personer inom socialvården, skattemyndigheterna och utsökningsmyndigheterna, Enheten för utredning av grå ekonomi, Institutet för hälsa och välfärd, Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet, Patientförsäkringscentralen, trafik- och patientskadenämnden, statliga enheter för hälso- och sjukvård, statens skolhem, fängelser, Brottspåföljdsmyndigheten, försvarsmakten, arbets- och näringsbyråer, byggnadstillsyns-, miljö-, tull- och polismyndigheterna, Rättsregistercentralen, Folkpensionsanstalten, Pensionsskyddscentralen, pensionsstiftelser och andra pensionsanstalter, försäkringsanstalter samt apotek få de uppgifter som är nödvändiga för skötseln av sina uppgifter enligt ifrågavarande lag.

Tillsynsmyndigheterna har dessutom rätt att utan avgift och trots sekretessbestämmelserna få nödvändiga uppgifter ur utsökningsregistret och näringsförbudsregistret.

Enligt lagen om tillsynen över social- och hälsovården 18 § får tillsynsmyndigheten även av andra myndigheter begära sådana uppgifter som är nödvändiga för registreringen.

Tillsynsmyndigheten får för att utreda tjänsteproducentens tillförlitlighet begära en fullgöranderapport enligt 6 § 1 mom. i lagen om Enheten för utredning av grå ekonomi (1207/2010) om en tjänsteproducent och dess ansvarspersoner (personer som avses i 6 § 1 mom. 4 punkten och 7 § 4 mom. i ifrågavarande lag).

Tillsynsmyndigheten får av Rättsregistercentralen begära ett i 4 a § 1 mom. 2 punkten i straffregisterlagen (770/1993) avsett straffregisterutdrag om en tjänsteproducent som är näringsidkare och om i 6 § 1 mom. 4 punkten och 7 § 3 och 4 mom. i denna lag avsedda personer. 

Uppgifter om tjänsteproducenten och dess chefer fås också ur Företags- och organisationsdatasystemet (FOD).

Uppgifter om namn och fullmakter för den person som har lämnat registreringsansökan och ändringsanmälan fås via Suomi.fi-identifieringstjänsten.

I samband med behandlingen av registreringsansökan använder tillsynsmyndigheten registren över yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården (Terhikki och Suosikki) för att kontrollera uppgifter om yrkesrättigheterna för tjänsteproducenten och ansvarspersonerna vid dess tjänsteenheter.

Regionförvaltningsverken och Valvira kan till varandra lämna ut de uppgifter och utredningar som är nödvändiga för skötseln av deras uppgifter i enlighet med lagen om tillsynen över social- och hälsovården.

Regionförvaltningsverken och Valvira kan med stöd av lagen om tillsynen över social- och hälsovården 47 § lämna ut uppgifter ur det riksomfattande registret över tjänsteproducenter

1. uppgifter om producenter av social- och hälsovårdstjänster samt andra uppgifter om tjänsteproducenternas verksamhet till Folkpensionsanstalten för beviljande av sjukförsäkrings- och pensionsförmåner och stöd till personer med funktionsnedsättning, för fastställande av taxor för sjukförsäkringsersättningar, och för utvecklande av ersättningssystemet;
2. till Institutet för hälsa och välfärd de uppgifter om producenter av social- och hälsovårdstjänster som är nödvändiga för statistikföring och annan lagstadgad verksamhet;
3. till Skatteförvaltningen de uppgifter som är nödvändiga utförandet av uppgifterna i enlighet med lagen om Skatteförvaltningen (503/2010) 2 §;
4. till Utsökningsverket de uppgifter som är nödvändiga för utförandet av uppgifterna i enlighet med utsökningsbalken (705/2007);
5. till Pensionsskyddscentralen de uppgifter som är nödvändiga för tillsynen över iakttagandet av försäkringsskyldigheten i enlighet med arbetspensionslagarna som avses i lagen om Pensionsskyddscentralen (397/2006) 2 § 2 mom. 1 punkten:
6. till Olycksfallsförsäkringscentralen de uppgifter som är nödvändiga för tillsynen över de försäkringsförpliktelser som avses i lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015) 177 § 1 mom. och 179 §;
7. till den arbetarskyddsmyndighet som avses i lagen om tillsynen över arbetarskyddet och om arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen (44/2006) de uppgifter som är nödvändiga för de lagstadgade tillsynsuppgifter som gäller arbetarskyddet, samt
8. sådana uppgifter som behövs i en annan myndighets lagstadgade statistik-, planerings- och utredningsuppgifter samt i andra motsvarande myndighetsuppgifter enligt denna lag eller en förordning som utfärdats med stöd av den.

Enligt lagen om tillsynen över social- och hälsovården 14 § och lagen om småbarnspedagogik 47 § får de uppgifter i Soteri-registret som avser tjänsteproducenter inom social- och hälsovård som är verksamma i Finland samt om tjänsteenheter och deras tjänster, ansvarspersoner samt klient- och patientmålgrupperna för tjänsterna får med undantag för personbeteckningar publiceras via ett allmänt datanät. En tjänsteproducent och ansvarsperson kan av motiverad orsak förbjuda publicering av adress- eller andra kontaktuppgifter om sig själv.

Handlingar och registeruppgifter som med stöd av arkivlagen (831/1994) ska förvaras varaktigt överlåts till Riksarkivet för arkivering när de inte längre behövs för Valviras egna syften, som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning. (AL/18145/ 07.01.01.03.01/2011)

Uppgifter utlämnas till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifterna och handlingarna är offentliga ifall de inte i lag uttryckligen har fastställts som sekretessbelagda.

Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, opinionsmätningar eller marknadsundersökningar, ifall utlämnande för detta ändamål inte har fastställts separat.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Registrets offentliga informationstjänst, som grundar sig på lag och finns på Valviras webbplats, gör det möjligt att få tillgång till personuppgifter också från länder utanför EU och EES. I övrigt överförs personuppgifter inte till länder utanför EU eller EES.

A. Rätt till tillgång: Du har rätt att få veta huruvida dina personuppgifter behandlas i Valvira. Om vi behandlar dem har du rätt att få en kopia på dessa uppgifter, ifall vi inte har en lagstadgad grund att vägra verkställa denna rätt.

B. Rätt att begära rättelse av uppgifter: Om de personuppgifter som vi behandlar är felaktiga eller föråldrade, kan du be oss att rätta dem.

Enligt lagen om tillsynen över social- och hälsovården 17 § är tjänsteproducenten skyldig att hålla de uppgifter som den har lämnat för registrering i enlighet med 16 § i lagen uppdaterade.

C. Rätt till begränsning av behandlingen: Du kan ha rätt till begränsning av behandlingen av dina personuppgifter i de fall som fastställs i lagen. Begränsningar kan komma i fråga exempelvis då något av följande uppfylls:

• du anser att dina personuppgifter är felaktiga, 
• de behandlas lagstridigt, 
• Valvira behöver inte längre dina personuppgifter för det ändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning, men du behöver dem för att bereda, framställa eller försvara ett rättsanspråk, eller
• du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter.

Valvira begränsar därför också behandlingen av dina personuppgifter tills vi har handlagt dina begäranden som gäller rättelse av uppgifter eller invändning mot behandling av uppgifter. Om vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter, kan vi behandla dem:

• med ditt samtycke,
• för beredning, framställning eller försvar av ett rättsanspråk,
• på grund av ett allmänt intresse, eller 
• för att skydda en annan persons rättigheter.

Vi meddelar dig också när begränsningen av behandlingen av dina personuppgifter upphör.

D. Rätt att invända: Du kan på grund av personliga särskilda skäl motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter, när vi på Valvira behandlar dina personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse, utöva den offentliga makt som tillkommer den personuppgiftsansvariga, eller för att tillgodose den personuppgiftsansvarigas eller tredje parts berättigade intressen.

Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten

Mer information om den registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataskyddsombudsmannens byrå. 
Telefonväxel: 029 566 6700 
E-post: [email protected] 
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

Begäranden som gäller utövande av dina rättigheter för uppgifter som Valvira har lagrat riktas till Valviras registratorskontor via e-post till (kirjaamo(at)valvira.fi) eller per post till (Valvira, PB 43, 00521 Helsingfors). För att säkerställa ditt dataskydd kan vi be dig att styrka din identitet. Vi besvarar i regel din begäran inom en månad från det att du framställde den.
I fråga om uppgifter som har registrerats av regionförvaltningsverken riktas begäranden till det regionförvaltningsverk som har behandlat ärendet.

Regionförvaltningsverket i Södra Finland 
Besöksadress: Wähäjärvenkatu 6, Tavastehus
Postadress: PB 1, 13035 AVI 
Telefonväxel: 0295 016 000
Registratorskontor: [email protected]

Regionförvaltningsverket i Östra Finland 
Besöksadress: Raatihuoneenkatu 5, 6 vån., S:t Michel
Postadress: PB 2, 13035 AVI 
Telefonväxel: 0295 016 800
Registratorskontor: [email protected]

Regionförvaltningsverket i Lappland 
Besöksadress: Valtakatu 2, Rovaniemi
Postadress: PB 3, 13035 AVI 
Telefonväxel: 0295 017 300
Registratorskontor: [email protected]

Regionförvaltningsverket i Sydvästra Finland:
Besöksadress: Självständighetsplan 2, Åbo 
Postadress: PB 4, 13035 AVI 
Telefonväxel: 0295 018 000
Registratorskontor: kirjaamo. [email protected]

Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland
Besöksadress: Wolffskavägen 35, Vasa 
Postadress: PB 5, 13035 AVI 
Telefonväxel: 0295 018 450 
Registratorskontor: [email protected]

Regionförvaltningsverket i Norra Finland:
Besöksadress: Linnankatu 1–3, Uleåborg 
Postadress: PB 6, 13035 AVI 
Telefonväxel: 0295 017 500
Registratorskontor: [email protected]