Personaldimensionering och personalstruktur i serviceboenden med heldygnsomsorg för äldre
Från och med den 1 januari 2025 ska den faktiska personaldimensioneringen i enlighet med äldreomsorgslagen vara minst 0,6 arbetstagare per klient inom serviceboende med heldygnsomsorg för äldre. Ändringen i bestämmelsen om minimiantalet personal påverkar inte övriga krav som gäller innehållet, kvaliteten eller säkerheten i vården.
Personaldimensioneringen i verksamhetsenheter med heldygnsomsorg ska vara högre än minimidimensioneringen ifall klienternas servicebehov kräver det. Välfärdsområdena, Helsingfors stad och tjänsteproducenterna ska säkerställa att personaldimensioneringen i alla verksamhetsenheter med heldygnsomsorg för äldre motsvarar klienternas servicebehov.
Personaldimensioneringen kan endast sänkas till miniminivån på 0,6 om klienternas behov av vård och omsorg verkligen tillåter det
Den lagstadgade minimidimensioneringen på 0,6 enligt äldreomsorgslagen är inte avsedd att tillämpas kategoriskt. En verksamhetsenhet för serviceboende med heldygnsomsorg ska alltid ha personal vars antal, utbildning och uppgiftsstruktur motsvarar antalet klienter, deras servicebehov och säkerställer en hög kvalitet på tjänsterna. Personalens dimensionering och kompetens ska motsvara klienternas individuella behov så att tjänsternas kvalitet, ändamålsenlighet och klientsäkerhet kan tryggas. Vid bedömningen av verksamhetsenhetens personaldimensionering och -struktur ska man beakta att klienternas behov av hjälp, vård och tillsyn varierar, men i regel är kontinuerligt och krävande dygnet runt. Tjänsten ska genomföras så att den stöder den äldre personens välbefinnande, hälsa, funktionsförmåga, självständighet och delaktighet. Även verksamhetslokalerna och deras eventuella inverkan på personalbehovet ska tas i beaktande.
Antalet yrkespersoner inom social- och hälsovården samt övrig personal ska motsvara klienternas servicebehov under alla arbetsskift. Det är arbetsgivarens ansvar att bedöma att alla anställda som deltar i det direkta klientarbetet och som ingår i personaldimensioneringen har tillräcklig kompetens och tillräckliga språkkunskaper. Dessutom ska det även finnas tillräcklig, i regel separat personal för indirekta arbetsuppgifter med beaktande av klienternas behov.
Vid tillhandahållandet av tjänster för äldre personer ska välfärdsområdena och Helsingfors stad beakta att äldre personer ges social- och hälsovårdstjänster som garanterar långvarig vård och omsorg på ett sådant sätt att de kan uppleva att deras liv är tryggt, betydelsefullt och värdigt och att de kan upprätthålla sociala kontakter och delta i meningsfull verksamhet som främjar och upprätthåller deras välbefinnande, hälsa och funktionsförmåga.
Välfärdsområdet är skyldigt att kontinuerligt styra, övervaka och säkerställa att personaldimensioneringen vid verksamhetsenheter med heldygnsomsorg för äldre uppfyller minst den minimidimensionering på 0,6 som fastställs i lagen, och att den motsvarar klienternas servicebehov. Välfärdsområdets egenkontroll omfattar både skyldigheten och ansvaret för att övervaka inte bara sina egna organisatoriska uppgifter och sin egen tjänsteproduktion, utan också verksamheten för privata tjänsteproducenter till den del deras tjänster omfattas av välfärdsområdets organiseringsansvar. Tillsynen ska vara kontinuerlig och man ska utan dröjsmål ingripa i otillräcklig personaldimensionering.
I social- och hälsovårdsutskottets betänkande 8.11.2024 betonas att välfärdsområdena inte kan ingå avtal om köp av tjänster på ett sådant sätt att prissättningen av omsorgen grundar sig på minimidimensioneringen. Utskottet har också betonat att välfärdsområdena ska beakta äldreomsorgslagens bestämmelser om personaldimensionering och tjänsternas kvalitet när de gör upphandlingar i anknytning till serviceboende med heldygnsomsorg och planerar sin egen tjänsteproduktion.
Tjänsteproducenten har det primära ansvaret för egenkontrollen av det serviceboende med heldygnsomsorg som hen tillhandahåller. Tjänsteproducenten ska genom egenkontroll bedöma klienternas servicebehov och därigenom förutsättningarna för att minska personaldimensioneringen i verksamhetsenheten samt för eventuella förändringar i personalstrukturen. Vid bedömningen ska man beakta att personaldimensioneringen och personalstrukturen alltid ska motsvara funktionsförmågan och servicebehoven hos dem som bor i enheten samt säkerställa god servicekvalitet och klientsäkerhet. När man bedömer om personaldimensioneringen är tillräcklig ska man också ta hänsyn till exempel till klient- och anhörigrespons, personalens synpunkter och erfarenheter, anmälningar om missförhållanden, avvikelser samt dokumentation om klienterna.
En verksamhetsenhet för serviceboende med heldygnsomsorg ska alltid ha personal vars antal, utbildning och uppgiftsstruktur motsvarar antalet klienter, deras servicebehov och säkerställer en hög kvalitet på tjänsterna. Klienternas servicebehov förutsätter en personaldimensionering som överskrider minimidimensioneringen till exempel i psykogeriatriska enheter och enheter med klienter med utmanande beteende samt i rehabiliterings- och bedömningsenheter och korttidsenheter. I små enheter (till exempel med 10 kundplatser) är det inte kalkylmässigt möjligt att trygga bemanning i tre arbetsskift, vilket innebär att dimensioneringen i sådana fall bör vara högre än miniminivån. Också lokalernas utformning, såsom flera våningsplan eller oöverskådliga utrymmen, kan kräva att personaldimensioneringen är högre än minimi.
Klienter inom serviceboende med heldygnsomsorg kan ha nedsatt funktionsförmåga eller sjukdomar som ökar servicebehovet och därmed förutsätter en högre personaldimensionering än minimikravet – åtminstone tillfälligt. Till exempel kan det i verksamhetsenheten finnas många klienter som:
- har beteendesymtom och/eller särskilt allvarliga beteendesymtom eller är våldsamma (i värsta fall kräver vård i enrum),
- har svår minnessjukdom,
- behöver vård av två personer,
- behöver stöd, hjälp eller övervakning vid förflyttning,
- behöver matas eller har svårigheter med att svälja vid matning,
- behöver intensiv somatisk uppföljning.
Vid vård i livets slutskede ska det dessutom säkerställas att personalen är tillräcklig och har rätt kompetens.
Välfärdsregionen ska använda RAI-bedömningsverktyget för att bedöma funktionsförmågan för äldre personer. Mer information om RAI-systemet finns på webbplatsen för Institutet för hälsa och välfärd.
Äldre personer som får regelbundna socialvårdstjänster ska ha en utsedd egen kontaktperson från välfärdsområdet. Den egna kontaktpersonen ska säkerställa att de tjänster som den äldre personen behöver ordnas i enlighet med personens servicebehov och genomförs på ett sådant sätt att de stöder personens välbefinnande, hälsa, funktionsförmåga, självständighet och delaktighet. Den egna kontaktpersonen ansvarar för att bedöma och uppdatera servicebehovet alltid när det sker en förändring av klientens servicebehov. Dessutom ska en klientplan ska utarbetas för klienten, och den egna kontaktpersonen ombesörjer även upprättandet och granskningen av denna.
Så här uppdaterar du personaldimensioneringen
Uppdatering av personaldimensioneringen görs i Soteris e-tjänst.
En ändring av personaldimensioneringen är en uppdatering av uppgifterna i Soteris e-tjänst som inte behöver behandlas av myndigheterna. Uppgiften kan uppdateras i tjänsten med en blankett, varefter uppgiften överförs direkt till myndigheternas system och inget separat beslut om ändringen fattas av myndigheterna.
Andra uppdateringar av uppgifter utan myndighetsbehandling är exempelvis uppdatering av telefonnummer eller faktureringsadress. Läs mer och ta del av den allmänna anvisningen om uppdatering av uppgifter utan myndighetsbehandling.
Anmälan gäller den ändring av äldreomsorgslagen som trädde i kraft 1.1.2025 och enligt vilken den faktiska personaldimensioneringen ska vara minst 0,60 anställda per klient. Anmälan kan lämnas fram till 31.12.2025. Därefter går det att ansöka om ändring av personaldimensioneringen via en vanlig registreringsansökan.
Så här uppdaterar du personaldimensioneringen i Soteris e-tjänst
Börja med att identifiera dig i Soteris e-tjänst. Ta vid behov del av de mer detaljerade anvisningarna om hur du identifierar dig i e-tjänsten.
Välj det företag du företräder och gå sedan till förstasidan för Soteris e-tjänst.
Du överförs sedan till förstasidan för Soteris e-tjänst, där du kan välja den blå knappen “Gör ändringar”.
På den sida som då öppnas väljer du den tjänst du tillhandahåller, det vill säga social- och hälsovårdstjänster. På sidan Social- och hälsovårdstjänster ska du inte välja alternativet Tjänsteproducent som arbetar ensam, utan klicka på knappen Sök registeringsändringar vid punkten Övriga tjänsteproducenter.
Därefter öppnas en ny landningssida som heter Uppdatering av uppgifter utan myndighetsbehandling. Med knappen Uppdatering av uppgifter utan myndighetsbehandling kan du uppdatera dina uppgifter direkt utan myndighetsbehandling.
I följande blankettvy, välj fliken Tjänsteenheter.
I rullgardinsmenyn för tjänsteenheter, välj den tjänsteenhet för vilken du vill uppdatera personaldimensioneringen.
Vid punkten Tjänsteenheter i uppgifterna för tjänsteenheten som finns längst till vänster kan du välja den servicepunkt, vars uppgifter du vill uppdatera. Vid punkten Tjänster för tjänsteenheten väljer du serviceboende med heldygnsomsorg för äldre 2211 (på finska: iäkkäiden ympärivuorokautinen palveluasuminen 2211) och vid den aktuella tjänstebranschen väljer du knappen Visa eller redigera uppgifter.
Du kan redigera antalet egen personal, underleverantörer eller inhyrd personal som deltar i direkt klientarbete. Ange det ändrade personalantalet enligt roll genom att redigera uppgifterna. Du kan ta bort eller lägga till personalroller. Du kan inte ändra antalet anställda som deltar i ledningen av tjänsteenheten eller indirekta arbetsuppgifter.
Personaldimensioneringen vara minst 0,60 anställda per klient. Personaldimensioneringen kan endast sänkas till miniminivån på 0,6 om klienternas behov av vård och omsorg verkligen tillåter det.
Om du ändrar personaldimensioneringen till den lagstadgade minimidimensioneringen på 0,6, ska du uppdatera ändringen i Soteri-registret senast 31.12.2025. Om ändringen görs eller uppgifterna uppdateras efter 31.12.2025 är det fråga om en väsentlig ändring för vilken en avgift tas ut.
När du har uppdaterat personalantalet på blanketten visas ett grönt fält och texten “Redigerad” under de redigerade fälten.
När du har redigerat personalantalet, klicka på knappen “Återgå till ansökan”. Därefter kan du förhandsgranska och skriva ut din ansökan. Du kan fortfarande kontrollera uppgifterna i förhandsgranskningen.
Välj slutligen “Skicka uppgifterna till registret”.
Det gröna fältet i e-tjänsten visar att uppgifterna har förts in i registret.
Om du vill kontrollera att uppdateringen lyckades kan du på förstasidan i Soteris e-tjänst se den uppdatering du skickat in och datum för den under rubriken Avgjorda ärenden. Vid uppdateringen visas texten “Skickad till registret”.
Du kan också se de aktuella uppgifterna i registret via knappen Visa registeruppgifter.
Observera att det enligt lag endast är tillåtet att anmäla om ändringar i den personal som deltar i direkt klientarbete. Anmälan gäller inte ansvarspersonens administrativa arbetstid eller personal som deltar i indirekt arbete.