Dataskyddsbeskrivning för Valviras rekryteringsprocess
Den personuppgiftsansvarige är Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira)
Då det gäller valtiolle.fi-systemet är Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) gemensam personuppgiftsansvarig. För systemet finns en egen dataskyddsbeskrivning som den sökande hittar när hen är inloggad i jobbsökartjänsten på adressen haku.valtiolle.fi.
Syftet med behandlingen av personuppgifter
Vi behandlar dina personuppgifter för att fylla en öppen befattning.
Valvira använder inte dina personuppgifter för automatiskt beslutsfattande eller profilering.
Personuppgifter som behandlas
Inom personaladministrationen behandlar vi följande uppgifter om dem som sökt anställning:
- Sökandens identitet och kontaktuppgifter (namn, personnummer, födelsedatum, personbeteckning, kön, medborgarskap, adress, e-postadress, telefonnummer, annan kontaktinformation)
- uppgifter som sökanden lämnat i sin ansökan om sig själv, till exempel uppgifter om utbildning och arbetslivserfarenhet, övriga uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan, till exempel matrikel/meritförteckning, skol- och studieintyg, arbetsintyg, referenser som sökanden har uppgett, övriga uppgifter som behövs i samband med arbetssökande och anställningsvillkor, eller övriga uppgifter som sökanden har lämnat om sig själv i sin ansökan.
- om sökanden kan dessutom göras en säkerhetsutredning på basis av säkerhetsutred-ningslagen.
Behandlingen av sökandens personuppgifter i Valvira grundar sig på gällande lagstiftning.
Den rättsliga grunden för behandlingen är
- EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6 punkt 1 c) lagstadgad skyldighet
Behandling av personuppgifter regleras dessutom i:
- Statstjänstemannalagen (750/1994), kapitel 3
- Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) 4 §, 5 §, 13 §
- Säkerhetsutredningslagen (726/2014)
Lagringstiderna för personuppgifter bestäms enligt arkivlagen (831/1994), övrig lagstiftning, Riksarkivets bestämmelser och beslut, informationshanteringsnämndens rekommendationer och Valviras datastyrningsplan (eAMS). De förvaringstider som fastställs i eAMS baserar sig på Riksarkivets gallringsbeslut (AL/18145/ 07.01.01/2011).
Vi lagrar dina uppgifter:
- en vald persons ansökan i 50 år
- utnämningspromemoria i 50 år
- ansökningar från sökande som inte valts i 2 år.
Uppgifterna fås i huvudsak av personen själv. Dessutom kan uppgifter fås av de referenser som sökanden har uppgett.
Uppgifterna kan lämnas ut eller behandlingen av personuppgifter utkontrakteras endast med iakttagande av gällande lagstiftning. Valvira säkerställer genom avtal att aktörerna (de som behandlar personuppgifterna) följer dataskyddslagstiftningen när behandlingen av personuppgifter utkontrakteras.
Vid behov kan uppgifter lämnas ut även till följande tjänsteleverantörer:
- Extern bedömning av lämplighet (kan göras med separat samtycke av personen i fråga)
- Videointervjutjänst
För utarbetande av säkerhetsutredningen kan uppgifter lämnas ut till Skyddspolisen.
Uppgifter utlämnas till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Ansökningar om en tjänst eller ett tjänsteförhållande för viss tid som har skickats till en myndighet är offentliga. Sekretessbelagda är endast ärenden som enligt 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) specifikt föreskrivits som sådana. Om det i ansökan finns sekretessbelagda uppgifter lämnas dessa inte ut till utomstående.
Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, opinionsmätningar eller marknadsundersökningar, ifall utlämnande för detta ändamål inte har fastställts separat.
Överföring av personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska sam-arbetsområdet
Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES.
A. Rätt till tillgång: Du har rätt att få veta huruvida dina personuppgifter behandlas i Valvira. Om vi behandlar dem har du rätt att få en kopia på dessa uppgifter, ifall vi inte har en lagstadgad grund att vägra verkställa denna rätt.
B. Rätt att begära rättelse av uppgifter: Om de personuppgifter som vi behandlar är felaktiga eller föråldrade, kan du be oss att rätta dem.
C. Rätt till radering: Du har rätt att be Valvira radera personuppgifter om dig i följande situationer:
- personuppgifterna behövs inte längre för de ändamål för vilka de samlades in eller för vilka de på annat sätt behandlades
- du återkallar ditt samtycke som ligger till grund för behandlingen och det finns ingen annan rättslig grund för behandlingen.
- personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, eller
- personuppgifterna ska raderas för att uppfylla de lagstadgade skyldigheter som Valvira har enligt unionsrätten eller en medlemsstats lagstiftning.
D. Rätt till begränsning av behandlingen: Du kan ha rätt till begränsning av behandlingen av dina personuppgifter i de fall som fastställs i lagen. Begränsningar kan komma i fråga exempelvis då något av följande uppfylls:
- du anser att dina personuppgifter är felaktiga,
- de behandlas lagstridigt,
- Valvira behöver inte längre dina personuppgifter för det ändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning, men du behöver dem för att bereda, framställa eller försvara ett rättsanspråk, eller
- du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter.
Valvira begränsar därför också behandlingen av dina personuppgifter tills vi har handlagt dina begäranden som gäller rättelse av uppgifter eller invändning mot behandling av uppgifter. Om vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter, kan vi behandla dem :
- med ditt samtycke,
- för beredning, framställning eller försvar av ett rättsanspråk,
- på grund av ett allmänt intresse, eller
- för att skydda en annan persons rättigheter.
Vi meddelar dig också när begränsningen av behandlingen av dina personuppgifter upphör.
Begäranden om att utnyttja de ovannämnda rättigheterna riktas till Valviras registratorskontor per e-post ([email protected]) eller per post (Valvira, PB 43, 00521 HELSINGFORS). För att säkerställa ditt dataskydd kan vi be dig att styrka din identitet. Vi besvarar i regel din begäran inom en månad från det att du framställde den.
Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten
Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter har brutit mot dataskyddslagstiftningen, har du rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsombudsmannens byrå.
Mer information om den registrerades rättigheter på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.
Telefonväxel: 029 566 6700
E-post: [email protected]
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Om säkerhetsutredningar på Skyddspolisens webbsida.
Dataskyddsbeskrivningen för systemet Valtiolle.fi finns i användarens profil när användaren är inloggad i jobbsökartjänsten på adressen haku.valtiolle.fi.