Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Tiedonhallintayksikön on tiedonhallintalain pykälän 28 mukaisesti ja julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä asiakirjajulkisuuskuvausta asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi (jäljempänä asiakirjajulkisuuskuvaus). Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain edellyttämällä tavalla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Valviran asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvataan Valviran keskeiset tietovarannot. Tietovarannolla tarkoitetaan tiedonhallintalaissa viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietovarannot voivat sisältää salassa pidettäviä tietoja. Lähtökohtaisesti tämä voi koskea kaikkia tietovarantoja. Salassa pidettäviä tietoja ei tiedonhallintalain mukaan sisällytetä asiakirjajulkisuuskuvaukseen.

Valviran asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta

Valviran asiarekisteri on tiedonhallintalain mukainen looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Valviran asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. 

Valvirassa palvelujen tiedonhallinta toteutetaan asiarekisteriin kuuluvilla tietojärjestelmillä. Kun palvelujen tiedonhallinta sisältää asiankäsittelyä, niissä syntyvät asiakirjat säilytetään asianhallintajärjestelmässä tai arkistossa.

Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee, jos tietoaineisto on saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Jos järjestelmän kohdalla ei erikseen mainita rajapinnasta, tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Asiarekisteriin kohdistuvat tietopyynnöt ohjeistetaan erikseen Tietopyynnöt ja tutkimusluvat Valviran aineistoihin -sivullamme.

Valviran tietovarannot