Sampon tietosuojaseloste

Tavanomaisesti käsittelemme ainakin seuraavia tietoja:

Osapuolet:

• Osapuolen nimi , kotikunta, osoite, postitoimipaikka, valtio, sähköposti, puhelin, osapuolen rooli (esim. asiakas, edunvalvoja, valvonnankohde, vireille saattaja), Y-tunnus, henkilötunnus, OID

Tiedot ovat osaksi henkilötietoja, osaksi muita tietoja

• asian vireille saattaja (joka voi olla luonnollinen henkilö tai virasto)
• muut osapuolet
• asiakirjan saapumispäivä / laatimispäivä
• asian sisältö ja laatu
• suoritetut toimenpiteet; selvitys- ja lausuntopyynnöt sekä näihin saadut vastukset yms.
• lopputoimenpidemerkinnät 

Asiat on jaettu julkisiin ja salassa pidettäviin (osin henkilötietojen luonteen perusteella).
Sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Käsittelemme henkilötietoja Valviraa koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi sekä Valviralle säädetyn julkisen vallan käyttämiseksi:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohdat c) ja e) 
• Tietosuojalain (1050/2018) 4 § 1 mom. 2) kohta
• Tiedonhallintalain (906/2019) 25-26 §

Käsittelemme erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja  sekä rikoksiin ja rikkomuksiin liittyviä tietoja yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi sekä Valviralle säädetyn julkisen vallan käyttämiseksi

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 9 artiklan 2 kohdan alakohta g) sekä 10 artikla
• Tietosuojalain (1050/2018) 6 § 1 mom. 2) kohta sekä 7 § 1 mom. 2 kohta

Henkilötietojen säilytysajat määräytyvät arkistolain (831/1994), muun lainsäädännön, Kansallisarkiston määräysten ja päätösten, tiedonhallintalautakunnan suositusten sekä Valviran tiedonohjaussuunnitelman (eAMS) mukaisesti. eAMS:ssa vahvistetut säilytysajat perustuvat Kansallisarkiston seulontapäätökseen (AL/18145/ 07.01.01.03.01/2011).

Monissa tehtävissä käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi, ja ne arkistoidaan Kansallisarkistoon asian käsittelyn päättymisen jälkeen. Kun henkilötiedot ovat arkistoinnin vaiheessa, Kansallisarkisto toimii rekisterinpitäjänä. Henkilötietoja voidaan siirtää Kansallisarkiston arkistointiratkaisuun myös silloin, kun ne ovat säilyttämisen vaiheessa. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii Valvira.

Vireille saattajan itsensä tai toisen puolesta lähettämät tiedot asiansa käsittelyä varten: yritykset, yksityiset, muut valvovat viranomaiset 

Sampoon haetaan tietoja seuraavista tietovarannoista: Patentti- ja rekisterihallitus (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ), Digi- ja väestötietovirasto (Väestötietojärjestelmä VTJ), Kela koodistopalvelut, Opetushallitus (Virta)

Tietoja voidaan luovuttaa tai henkilötietojen käsittelyä ulkoistaa ainoastaan noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä. Valvira varmistaa sopimuksin, että henkilötietojen käsittelyä ulkoistettaessa kumppanitahot (henkilötietojen käsittelijät) noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Asianhallintajärjestelmästä luovutetaan tietoja seuraaviin tietovarantoihin: Kela (ammattioikeus ja tutkintotietoja) , Kanta-palvelut (rajoituksia), Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL, Arkistolaitos, Digi- ja väestötietovirasto (ammattivarmenne), Puolustusvoimat.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

Henkilötietojen siirto EU:n/Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

A. Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö Valvirassa sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.

B. Oikeus vaatia tietojen korjaamista: Jos käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot. 

C. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla voi olla oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittaminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun jokin seuraavista toteutuu:

• sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, 
• niitä käsitellään lainvastaisesti, 
• Valvira ei tarvitse enää henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun tarkoitukseen, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tai
• olet vastustanut tietojesi käsittelyä.

Rajoitamme Valvirassa henkilötietojesi käsittelyä siten myös siksi aikaa, kun käsittelemme tietojen korjaamista tai henkilötietojen käsittelyn vastustamista koskevia pyyntöjäsi.
Jos rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä, voimme käsitellä henkilötietojasi:

• suostumuksellasi,
• oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi,
• yleisen edun vuoksi, tai 
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

Ilmoitamme sinulle myös, kun henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen päättyy.

D. Vastustamisoikeus: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, kun käsittelemme Valvirassa henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi, tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Edellä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan Valviran kirjaamoon sähköpostilla ([email protected]) tai postilla (Valvira, PL 43, 00521 HELSINKI). Tietosuojasi varmistamiseksi, voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot henkilötietojesi käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla.
Puhelinvaihde: 029 566 6700 
Sähköposti: [email protected]  
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki