Näin toimitat aineiston Valviraan

Toimita kirjelmät ja muut asiakirjat Valviran kirjaamon sähköpostiin kirjaamo(at)valvira.fi virkamiesten henkilökohtaisten sähköpostien sijaan. Valviralla on käytössä myös sähköinen asiointi, jota voit käyttää monissa Valviran lupa- ja valvonta-asioissa.

Toimita kirjelmä ja sen liitteenä olevat asiakirjat erillisinä tiedostoina. Kirjelmäksi riittää sähköpostin viestikenttään kirjoitettu teksti.

Tietoturvasyistä emme vastaanota aineistoja ulkoisilla tallennusvälineillä, kuten muistitikuilla, vaan kaikki aineistot tulee toimittaa joko sähköisen asioinnin, sähköpostin tai turvasähköpostin kautta.

Ethän lähetä salassa pidettävää tietoa tai muita arkaluonteisia henkilötietoja, kuten terveystietoja tai sosiaalihuollon asiakastietoja tavallisena sähköpostina, ei edes tavallisen sähköpostin liitetiedostona. Salassa pidettävät tiedot pitää toimittaa turvapostina.

Sähköpostin otsikko ja viestikenttä

Kirjoita lyhyt ja informatiivinen sähköpostin otsikko sähköpostin aihekenttään. Jos sinulla on jo tiedossa asian käsittelynumero, kirjoita se aihe- tai viestikenttään.

Tiedostojen nimeäminen

Nimeä liittämäsi tiedostot siten, että niiden sisältö käy ilmi nimestä. Esitä tiedoston nimessä tarkentavat tiedot, kuten asiakirjan päivämäärä ja/tai henkilön nimi, jota asia koskee.

Tiedoston nimi saa olla korkeintaan 80 merkkiä pitkä.

Hyvä tiedostonimi on esimerkiksi ”Liite 1 Tutkintotodistus 1.2.2021 Maija Meikäläinen”.

Jos listaat kirjelmään liiteluettelon, huolehdi, että lista vastaa liitetiedostojen nimien alussa olevia liitenumeroita.

Sallitut tiedostomuodot

Toimita tekstitiedostot Valviraan pdf-, txt-, doc-, docx-, xls-, xlsx-, odt-, ods-, tai odp-muodossa. Jos mahdollista, muuta kuvatiedostot pdf- tai pdf/a-muotoon. Tämä nopeuttaa asiasi käsittelyä.

Tiedät viestin menneen perille Valviran kirjaamoon, kun saat automaattisen kuittausviestin.

Liitetiedostojen enimmäiskoot

Sähköpostiviestin ja siihen sisältyvien liitteiden enimmäiskoko on 50 MB.

Yksittäisen tiedoston enimmäiskoko sähköisessä asiointipalvelussa on 10 MB.

Turvapostin ja siihen sisältyvien liitteiden enimmäiskoko on 400 MB.