Valviran rekrytointiprosessin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä on Sosiaali- ja terveysalan lupa ja valvontavirasto Valvira.
Lisäksi yhteisrekisterinpitäjänä toimii Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) valtiolle.fi -järjestelmän osalta. Järjestelmästä on laadittu oma tietosuojaseloste, joka löytyy, kun hakija on kirjautunut työnhakupalveluun osoitteessa haku.valtiolle.fi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme henkilötietojasi avoimen tehtävän täyttämiseksi.
Valvira ei käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme henkilöstöhallinnossa seuraavia tehtäviin hakeneiden tietoja:
- hakijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilönumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, muu mahdollinen yhteystieto)
- hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot, tai muut hakijan hakemuksessa itsestään ilmoittamat tiedot
- lisäksi hakijoista voidaan tehdä turvallisuusselvityslakiin perustuva henkilöturvallisuusselvitys.
Hakijoiden henkilötietojen käsittely Valvirassa perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön.
Käsittelyn oikeusperusteena ovat:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla kohta 1 alakohta c) lakisääteinen velvollisuus
Henkilötietojen käsittelystä on lisäksi säädetty:
- Valtion virkamieslaki (750/1994) 3 luku (750/1994)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 4 §, 5 §, 13 §
- Turvallisuusselvityslaki (726/2014)
Henkilötietojen säilytysajat määräytyvät arkistolain (831/1994), muun lainsäädännön, Kansallisarkiston määräysten ja päätösten, tiedonhallintalautakunnan suositusten sekä Valviran tiedonohjaussuunnitelman (eAMS) mukaisesti. eAMS:ssa vahvistetut säilytysajat perustuvat Kansallisarkiston seulontapäätökseen (AL/18145/ 07.01.01.03.01/2011).
Säilytämme tietojasi:
- valitun henkilön hakemus 50 vuotta
- nimitysmuistio 50 vuotta
- muiden kuin valitun hakijoiden hakemukset 2 vuotta.
Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan saada hakijan nimeämiltä suosittelijoilta.
Tietoja voidaan luovuttaa tai henkilötietojen käsittelyä ulkoistaa ainoastaan noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä. Valvira varmistaa sopimuksin, että henkilötietojen käsittelyä ulkoistettaessa kumppanitahot (henkilötietojen käsittelijät) noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa myös seuraaville palveluntarjoajille:
- Ulkopuolinen soveltuvuusarviointi (voidaan tehdä henkilön erillisen suostumuksen perusteella)
- Videohaastattelupalvelu
Tietoja voidaan luovuttaa turvallisuusselvityksen laatimista varten Suojelupoliisille.
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaiselle lähetetyt hakemukset virkaan tai määräaikaiseen virkasuhteeseen ovat julkisia. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla (621/1999) salassa pidettävää on vain erikseen sellaiseksi säädetty asia, josta säädetään lain 24 §:ssä. Jos hakemuksessa on salassa pidettävää tietoa, tällaista tietoa ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA:n ulkopuolelle.
A. Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö Valvirassa sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.
B. Oikeus vaatia tietojen korjaamista: Jos käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot.
C. Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää Valviraa poistamaan sinua koskevat henkilötiedot seuraavissa tilanteissa:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- peruutat antamasi suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan Valviraan sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla voi olla oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittaminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun jokin seuraavista toteutuu:
- sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä,
- niitä käsitellään lainvastaisesti,
- Valvira ei tarvitse enää henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun tarkoitukseen, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tai
- olet vastustanut tietojesi käsittelyä.
Rajoitamme Valvirassa henkilötietojesi käsittelyä siten myös siksi aikaa, kun käsittelemme tietojen korjaamista tai henkilötietojen käsittelyn vastustamista koskevia pyyntöjäsi.
Jos rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä, voimme käsitellä henkilötietojasi:
- suostumuksellasi,
- oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi,
- yleisen edun vuoksi, tai
- jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.
Ilmoitamme sinulle myös, kun henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen päättyy.
Edellä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan Valviran kirjaamoon sähköpostilla ([email protected]) tai postilla (Valvira, PL 43, 00521 HELSINKI). Tietosuojasi varmistamiseksi, voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot henkilötietojesi käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla.
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: [email protected]
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Lisätietoja Suojelupoliisin turvallisuusselvityksistä löydät Suojelupoliisin verkkosivuilta.
Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste löytyy käyttäjän profiilista, kun käyttäjä on kirjautunut työnhakupalveluun osoitteessa haku.valtiolle.fi.