Plan för egenkontroll för tjänsteenheter inom social- och hälsovården

Planen för egenkontroll upprättas för att säkerställa kvaliteten och säkerheten för tjänsteenhetens tjänster. Tjänsteproducentens egenkontroll är den primära metoden för att förbereda sig på risker för klient- och patientsäkerheten och ingripa i brister, missförhållanden och incidenter som framkommer i produktionen av tjänster. Genom egenkontroll förebyggs och minimeras potentiella skador. 

Det är viktigt att tjänsteproducenten och tjänsteenhetens personal förbinder sig att iaktta planen för egenkontroll i sin dagliga verksamhet. Det är inte ändamålsenligt att i planen anteckna detaljerade anvisningar för alla möjliga situationer som kan uppstå i tjänsteverksamheten. Däremot är målet med planen är att fungera som stomme för tjänsteenhetens egenkontroll, på basis av vilken ändamålsenligheten för den dagliga verksamheten kan säkerställas och verksamheten kan utvecklas planmässigt och enhetligt.

I princip ska alla tjänsteproducenter utarbeta en tjänsteenhetsspecifik plan för egenkontroll, oberoende av aktörens storlek, den juridiska formen och verksamhetens karaktär.

Exempel:

• En tjänsteproducent som har en tjänsteenhet som är registrerad i Soteri-registret.
• En tjänsteproducent med en tjänsteenhet som finns i någon annans lokaler.
• En tjänsteproducent med en verksamhet som är småskalig eller sporadisk, eller som utförs utan verksamhetsställe.
• En tjänsteproducent som tillhandahåller en tjänst för ett välfärdsområde eller är underleverantör för en producent av köpta tjänster.

Skyldigheten att utarbeta en plan gäller inte för sådan verksamhet som inte omfattas av tillsynslagen, som till exempel personaluthyrningsverksamhet.

Skyldigheten att utarbeta en plan för egenkontroll gäller alla tjänsteproducenter som avses i tillsynslagen och som redan är registrerade eller ska registrera sig i Soteri-registret. Skyldigheten gäller också situationer där serviceverksamheten på tjänsteenheten är småskalig eller sker sporadiskt. 

Alla tjänsteproducenter som avses i lagen om tillsynen över social- och hälsovården, till exempel tjänsteproducenter som är registrerade i Soteri-registret, ska utarbeta en tjänsteenhetsspecifik plan för egenkontroll. Om tjänsteproducentens tjänsteenhet är registrerad i Soteri-registret ska tjänsteproducenten utarbeta en plan för egenkontroll, även om tjänsteproducenten inte längre tar emot nya klienter.

Alla tjänsteproducenter som är registrerade eller ska registrera sig i Soteri-registret ska utarbeta och offentliggöra en egen tjänsteenhetsspecifik plan för egenkontroll. Skyldigheten gäller därmed till exempel en privat näringsidkare som utför sin verksamhet i en annan tjänsteproducents lokaler. Ett undantag är situationer där tjänsteproducenterna har grundat och registrerat en gemensam tjänsteenhet i enlighet med tillsynslagen. Då utarbetas en gemensam plan för egenkontroll för tjänsteenheten som omfattar alla tjänster som ingår i enheten.

Tjänsteproducenten har prövningsrätt vid utarbetandet och offentliggörandet av planen för egenkontroll. En tjänsteproducent som är verksam i en annans lokaler kan inte ersätta sin egen plan för egenkontroll med att bara referera eller genom ett inbördes avtal binda sig till en annan tjänsteproducents plan för egenkontroll.

Den plan för egenkontroll som utarbetas för en tjänsteenhet ska omfatta alla social- och hälsovårdstjänster som tjänsteenheten tillhandahåller, inklusive tjänster som produceras som köptjänster eller underentreprenad.

Offentliga tjänsteproducenter ska utarbeta en plan för egenkontroll enligt hur tjänsteanordnaren organiserar sina tjänster i tjänsteenheter i enlighet med tillsynslagen. Exempelvis kan ett välfärdsområde utnyttja sina befintliga organisationsstrukturer och servicenätverk. Välfärdsområdet ska också se till att alla dess tjänster tillhör en tjänsteenhet och ingår i planen för egenkontroll för den ifrågavarande tjänsteenheten.

I tillsynslagen anges inte ett mer exakt elektroniskt format för planen för egenkontroll. Det här ger tjänsteproducenten prövningsrätt. Till exempel en plan för egenkontroll som är skapad med hjälp av kontorsprogramvara uppfyller de lagstadgade kraven om att planen ska vara elektronisk.

Enligt tillsynslagen ska planen för egenkontroll offentliggöras i det allmänna datanätet eller på andra sätt som främjar dess offentlighet. Det här ger tjänsteproducenten prövningsrätt. Tillsynslagen förutsätter inte att en tjänsteproducent upprätthåller till exempel en egen webbplats för att offentliggöra planen för egenkontroll. I det förberedande arbetet med lagen nämndes en tjänsteproducents meddelande till klienter och patienter som exempel på andra sätt att offentliggöra planen som främjar dess offentlighet. Skyldigheten att offentliggöra planen för egenkontroll gör tjänsterna mer transparenta.

Om planen för egenkontroll uppdateras ska den nyaste versionen av planen utan dröjsmål offentliggöras och hållas offentligt framlagd.

Tjänsteproducenten är skyldig att ha planen för egenkontroll offentligt framlagd i tjänsteenheten. Tillsynslagen förutsätter att den plan för egenkontroll som är offentligt framlagd är aktuell. Lagen förutsätter dock inte att uttryckligen den elektroniska planen för egenkontroll ska finnas offentligt framlagd. 

En plan för egenkontroll som är offentligt framlagd ger alla som är intresserade information om hur tjänsteproducenten säkerställer klient- och patientsäkerheten och kvaliteten på de tjänster som tillhandahålls vid tjänsteenheten.

Tjänsteenhetens plan för egenkontroll ska hållas uppdaterad. Om det sker förändringar i tjänsteenhetens verksamhet som anknyter till de tjänster som produceras, deras kvalitet eller klient- och patientsäkerheten, ska planen för egenkontroll uppdateras. Den uppdaterade planen för egenkontroll ska offentliggöras utan dröjsmål.

Tjänsteproducenten ska följa upp genomförandet av planen för egenkontroll. Genomförandet av planen ska rapporteras minst var fjärde månad, men tjänsteproducenten kan välja att rapportera om genomförandet av planen för egenkontroll oftare. Rapporteringsintervallet kan exempelvis vara tre månader om det passar bättre med organisationens rapporteringscykel.

I planen för egenkontroll beskriver tjänsteproducenten hur genomförandet av planen följs upp och hur observerade brister åtgärdas. Tillsynslagen förutsätter inte att det offentliggörs en rapport om uppföljning av genomförandet, utan att endast ändringar offentliggörs. Det enklaste sättet att offentliggöra ändringarna är i samband med offentliggörandet av en uppdaterad plan för egenkontroll som innehåller ändringarna.

Valviras föreskrift gäller både offentligt och privat producerade social- och hälsovårdstjänster. I föreskriften preciseras vad som ska beaktas vid utarbetandet och uppföljningen av planen för egenkontroll och vilka minimikrav som ställs på innehållet i planen. 

Föreskriften är inte avsedd att vara en mall för planen för egenkontroll, och innehållet i planen behöver inte följa innehållsförteckningen i föreskriften. Det är väsentligt att man på ett ändamålsenligt sätt i planen beaktar de krav i föreskriften som är tillämpliga på verksamheten för den aktuella tjänsteenheten.

Valvira utarbetar ingen mall för planen för egenkontroll. 

Planen för egenkontroll ska utarbetas elektroniskt, men i övrigt har inga krav på formen fastställts. Tjänsteproducenten har prövningsrätt vad gäller utarbetandet och det tekniska genomförandet av planen. I planen för egenkontroll ska beaktas de tjänster som den aktuella tjänsteenheten erbjuder och deras eventuella särdrag. Planen ska beskriva den aktuella tjänsteproducentens och tjänsteenhetens tillvägagångssätt inom egenkontrollen för att identifiera och ingripa i missförhållanden och risker. Planen för egenkontroll kan exempelvis inte kopieras som sådan från en tjänsteenhet till en annan, eftersom detta förfarande i sig utgör en stor risk för kvaliteten och ändamålsenligheten för de tjänster som produceras i enheten.

Planen för egenkontroll ska inte skickas till Valvira, till regionförvaltningsverket eller i Soteri-registrets e-tjänst. Planen för egenkontroll utarbetas i första hand för den egna verksamheten och de klienter och patienter som använder tjänsterna. Planen för egenkontroll ska bara lämnas till regionförvaltningsverket om verket ber om det.

Omfattningen av tjänsteproducentens plan för egenkontroll bestäms av innehållet i och omfattningen av tjänsteenhetens serviceverksamhet. Planen för egenkontroll ska omfatta alla de tjänster som produceras i tjänsteenheten. Vid utarbetandet av planen för egenkontroll beaktar tjänsteproducenten kraven i föreskriften om egenkontroll och relaterar dem till tjänsteenhetens verksamhet. Ju mer mångsidig och riskfylld tjänsteenhetens verksamhet är, desto mer omfattande och detaljerad ska planen för egenkontroll vara.

Exempel:

• Om tjänsteproducenten inte använder ett informationssystem i enlighet med kunduppgiftslagen, tillämpas inte föreskriftens krav gällande informationssystem på tjänsteenhetens plan för egenkontroll.
• Om man vid tjänsteenhetens produktion av tjänster använder utrustning, instrument, informationssystem eller tekniska lösningar som beskrivs i föreskriften om planen för egenkontroll, ska föreskriftens krav gällande dessa beaktas i planen för egenkontroll.

Det är bra att inleda utarbetandet av planen för egenkontroll med att läsa det tredje kapitlet i Valviras föreskrift om egenkontroll, som behandlar utarbetandet av planen för egenkontroll. När planen för egenkontroll utarbetas ska man beakta att planen för egenkontroll ska vara ett verktyg som betjänar de praktiska behoven i tjänsteproducentens dagliga verksamhet, och som styr personalens arbete och verksamhet hos tjänsteproducenten och vid tjänsteenheten. Planen för egenkontroll ska beskriva de konkreta åtgärder och processer som används för att säkerställa egenkontrollen.

I Valviras föreskrift (1/2024) anges att i planen för egenkontroll ska beskrivas och den ska innehålla olika uppgifter om andra planer, till exempel planen för läkemedelshantering, informationssäkerhetsplanen, klient-, service- eller vårdplanen samt planen för beredskaps- och kontinuitetshantering.

Syftet med planen för egenkontroll är att sammanställa de mest centrala lagstadgade planerna om social- och hälsovårdstjänsternas kvalitet, lagenlighet och säkerhet. De övriga planer som avses i föreskriften är handlingar som social- och hälsovårdslagstiftningen förutsätter av en del av tjänsteproducenterna. Vissa av planerna är inte offentliga och ska inte bifogas till den plan för egenkontroll som offentliggörs. I planen för egenkontroll ska inte heller upprepas de saker som förutsätts i de övriga planerna, utan det räcker att beskriva till exempel förfaringssätten för utarbetande och uppdatering av planen samt datumet för utarbetande av planen och den person som ansvarar för genomförande av planen på de sätt som framgår av föreskriften. Syftet med anteckningar om utarbetande och genomförande av planen är att hjälpa tjänsteproducenten att genomföra egenkontroll av tjänsterna på ett samlat och planerat sätt samt ta hand om att olika planer är uppdaterade.

Det finns inga särskilda bestämmelser om hur länge enhetsspecifika planer för egenkontroll ska förvaras. Ur egenkontrollens och tillsynsmyndighetens perspektiv rekommenderas det att förvara varje av olika versioner av planen för egenkontroll minst två år efter de uppdaterats, med beaktande av till exempel att det i förvaltningslagen föreskrivs att klagan kan tas upp i behandling i regel inom två år från händelsen utan särskilda skäl.

Lagen om tillsynen över social- och hälsovården trädde i kraft den 1 januari 2024. Valviras föreskrift om innehållet i, utarbetandet av och uppföljningen av den tjänsteenhetsspecifika planen för egenkontroll för tjänsteproducenter inom social- och hälsovården trädde i kraft den 15 maj 2024. Tjänsteproducenten är ansvarig för att se till att hens verksamhet motsvarar aktuell lagstiftning och aktuella föreskrifter.

Tjänsteproducenter som ansöker om att registreras i Soteri-registret ska bekräfta att de utarbetat en plan i ansökningen för tjänsteenheten.

Tillsynslagen sammanställer bestämmelserna om egenkontroll inom social- och hälsovården. Valviras tidigare föreskrifter om egenkontroll har upphävts.

Om tjänsteenheten redan har utarbetat en plan för egenkontroll i enlighet med tillsynslagen, är det bra att gå igenom den noggrant med beaktande av Valviras föreskrift om planen för egenkontroll. Om du till exempel observerar att en verksamhetsprocess vid tjänsteenheten inte har formulerats enligt det som förutsätts i föreskriften, ska du uppdatera eller formulera verksamhetsprocessen och uppdatera planen till dessa delar.

Om planen för egenkontroll uppfyller kraven i den gällande lagstiftningen och Valviras föreskrift, och det inte finns något annat behov av att uppdatera planen,  kan du göra en anteckning i planen om tidpunkten för när den blivit granskad.